I.Zamawiający dokonuje następujących zmian treści SIWZ 31/P/2023:

1.Zmienia się Rozdział II SIWZ pkt 3 ,,Termin /-ny realizacji przedmiotu zamówienia” nadając mu zamiast dotychczasowego, następujące brzmienie:
„Terminy Eventów:
1) Puławy 17 czerwiec 2023 r. (+Gala zasłużonych – 16 czerwca 2023 r. + Akademia Sportu – 18 czerwca 2023 r.);
2) Kędzierzyn-Koźle 2 września 2023 r. (+ Dzień Dziecka – 27 maj 2023r., Gala zasłużonych – 7 czerwca 2023 r., Bieg Azotowy 18 czerwca 2023 r.);
3) Tarnów 02 września 2023 r. (+Gala zasłużonych 29 września 2023 r.).”


2.Zmienia się zapis w załączniku nr 9 do SIWZ -Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia (str. 34) nadając mu zamiast dotychczasowego, następujące brzmienie:
„TARNÓW, 02 września 2023 r. (+ Gala zasłużonych 29 września 2023 r.)”

Zamawiający jednocześnie informuje, że termin składania ofert został wydłużony do dnia 08.03.2023 r. godzina 10:00.

II. Zamawiający publikuje treść pytań i odpowiedzi do SIWZ 31/P/2023

1. Jakie dokumenty można załączyć, aby potwierdzić realizację podobnych wydarzeń?
• Przy niektórych wydarzeniach mamy referencje od naszych Klientów.
• Przy niektórych wydarzeniach mamy tylko faktury potwierdzające wykonanie usługi, w których tytule jest tylko zapis Organizacja wydarzenia. Czy opis tego wydarzenia sporządzony wewnętrznie przez Agencję oraz kopia faktury są dokumentami wystarczającymi?

Odpowiedź: Zgodnie z SIWZ do wykazu zrealizowanych prac (zał. nr 5 do SIWZ) należy dołączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zadań ujętych w wykazie w postaci listów referencyjnych lub dokumentów równoważnych. Realizacje ujęte w wykazie, które nie będą potwierdzone powyższymi dokumentami nie będą brane pod uwagę. Zamawiający nie dopuszcza przedstawienia faktur jako dokumentu wystarczającego do potwierdzenia należytego wykonania usługi.

2. Co oznacza zapis z SIWZ o dokumentach równoważnych? / należy dołączyć dokumenty potwierdzające należyte wykonanie zadań ujętych w wykazie w postaci listów referencyjnych lub dokumentów równoważnych/
• Chciałam zapytać czym są dokumenty równoważne, w tym zapisie?

Odpowiedź: Dokumentami równoważnymi są dokumenty (np. protokoły odbioru końcowego, poświadczenia) wystawione przez podmiot, na rzecz którego prace były wykonywane oraz potwierdzające ich należyte wykonanie.

3. Czy „Inne imprezy towarzyszące Dniu Chemika” również wchodzą w zakres zapytania ofertowego oraz SIWZ i mamy na nie przygotować ofertę z propozycją ich organizacji oraz ująć ich wyceny w końcowej kwocie zamówienia?

Odpowiedź:Do zakresu zapytania przetargowego wchodzą realizacje i wycena wszystkich elementów ujętych w Załączniku nr 9 do SIWZ.

4. Czy mogą Państwo podać szacowaną wartość zamówienia jaka jest przewidziana na organizację tegorocznych Dni Chemika lub podać wartość zamówienia z poprzedniego roku lub poprzednich edycji zamówienia?
Odpowiedź: Zamawiający nie podaje informacji w zakresie szacowanej wartości zamówienia oraz wartość zamówienia z poprzedniego roku lub poprzednich edycji zamówienia.

5. Czy byłaby możliwość, aby umówić się z Panią na rozmowę telefoniczną bądź wideokonferencję w celu zadania pytań oraz debriefu odnośnie wysłanego zapytania na organizację Dni Chemika?

Odpowiedź: Zgodnie z zapisami SIWZ „ Rozdział IX. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI
Wszelka korespondencja i wymiana informacji dotycząca postępowania powinna się odbywać za pośrednictwem Platformy Zakupowej Grupy Azoty. W szczególności, Zamawiający nie będzie udzielał ustnych i telefonicznych informacji, wyjaśnień czy odpowiedzi na zapytania w sprawach wymagających zachowania pisemności postępowania.

Dane kontaktowe do uzyskania informacji:
• w sprawach proceduralnych i formalno – technicznych:
Za pośrednictwem formularza kontaktowego „Pytania od dostawców” Platformy Zakupowej Grupa Azoty S.A. https://platformazakupowa.grupaazoty.com/

• w sprawach technicznych związanych z aukcją i Platformą Zakupową Dział Helpdesk Kontakt: nr tel. +48 71 787 35 34; +48 71 787-37-27; +48 71 787 37 57; e-mail: helpdesk@logintrade.net”

Treść zapytania zgodna z SIWZ 31/P/2023

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: „Wybór agencji eventowej do kompleksowej organizacji Dnia Chemika 2023 w Grupie Kapitałowej Grupa Azoty”

2. Zakres przedmiotu zamówienia:


Przedmiotem zamówienia jest wybór agencji eventowej odpowiedzialnej za kompleksową organizację i realizację eventów pod nazwą Dzień Chemika 2023 w trzech spółkach Grupy Azoty (Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie, Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. oraz Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A.).
Mając na uwadze integrację Spółek Grupy Kapitałowej Grupy Azoty S.A. oraz dążąc do unifikacji standardów korporacyjnych, Grupa Azoty S.A. planuje w 2023 roku organizację eventów z okazji Dnia Chemika w trzech swoich Spółkach zlokalizowanych w Kędzierzynie-Koźlu, Puławach oraz Tarnowie. 

Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia:

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki jego realizacji zostały określone w załączniku nr 9 do SIWZ. Materiał pozwoli na stworzenie scenariusza godzącego interesy wszystkich zakładów a także pozwoli zaprojektować wydarzenia bez powielania elementów z lat poprzednich.

Dzień Chemika to w głównej mierze święto pracowników i ich rodzin, w przypadku Tarnowa, Kędzierzyna-Koźla – impreza dodatkowo ma charakter imprezy otwartej dla społeczności lokalnej (impreza masowa). W Puławach impreza jest zamknięta dla pracowników i ich rodzin.

Hasło przewodnie Dnia Chemika powinno nawiązywać do Strategii Grupy Kapitałowej Grupa Azoty na lata 2021 -2030 i projektu „Zielone Azoty”, a realizowane działania powinny być w kontekście zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska.
Elementy wchodzące w skład każdego z eventów (wstęp dla wszystkich bezpłatny):
1. Koncerty muzyczne gwiazd. Wykonawcy nie muszą być tacy sami w każdej z lokalizacji
2. Atrakcje dla dzieci (dmuchańce, pokazy np. chemiczne, ekologiczne, pokazy z zakresu bezpieczeństwa, pierwszej pomocy, malowanie twarzy, zabawy, fotobudka, konkursy proekologiczne, itp.).
3. Atrakcje dla wszystkich (pokazy kulinarne, sportowe, multimedialne, etc.).
4. Zmagania sportowe. Zakładamy biegi po atestowanej trasie w dwóch lokalizacjach (Tarnów, Kędzierzyn-Koźle). Pozostałe dyscypliny sportowe do ustalenia z każdą z lokalizacji osobno.
5. Event ekologiczny „Zielone Azoty”.
6. Strefa cateringowa. W dwóch lokalizacjach: (Tarnów, Kędzierzyn-Koźle) taka sama (różnić się może jedynie ilością stoisk z jedzeniem/ławami/stołami – te będą uzależnione od ilości osób w danej lokalizacji). W Puławach catering wyłączony z przedmiotu zamówienia (spółka będzie ustalać indywidualnie catering z usługodawcą).
7. Należy wycenić pakiet posiłku składający się z potrawy z grilla i napoju dla każdego pracownika Grupy Azoty, który będzie darmowy. W Przypadku Spółki w Kędzierzynie-Koźlu należy wycenić także pakiet dla dzieci. Dla pozostałych uczestników eventów posiłki i napoje płatne. Wersja mięsna oraz vege. W przypadku Puław wstęp na event mają wyłącznie pracownicy spółki wraz z pełnoletnią osobą towarzyszącą z opcją darmowego posiłku (brak potrzeby wyceny w postępowaniu)

Inne imprezy towarzyszące Dniu Chemika:
1. Gala zasłużonych pracowników w Puławach, Kędzierzynie-Koźlu i Tarnowie.
2. Akademia Sportu w Puławach.
3. X BIEG AZOTOWY w Kędzierzynie-Koźlu.
4. Dzień Dziecka w Kędzierzynie-Koźlu.

Zadania agencji:
1. opracowanie scenariusza imprezy i dalsze jego wykonanie obejmujące atrakcje dla pracowników (sportowe, konkursy wraz z zakupem nagród), dla dzieci (edukacyjny charakter aktywności dla dzieci
z elementami zabawy na sportowo); program analogiczny, drobne korekty/różnice dozwolone ze względu na zróżnicowany teren przeznaczony przez spółkę na potrzeby organizacji wydarzeń; gwiazdy muzyki – koncerty (scena, nagłośnienie itp.), występy artystyczne,;
2. część edukacyjna dziecięca w Tarnowie i Kędzierzynie-Koźlu (Dzień Dziecka) – technologia, eksperymenty, ekologia, bezpieczeństwo, pierwsza pomoc i wiele więcej; pobudzenie wyobraźni, zachęcenie do nauki, eksperymenty wykonywane przez dzieci pod namiotami edukacyjnymi, pokazy poza namiotami;
3. część sportowa – chcielibyśmy zaprosić dzieci do zajęć sportowych (oczekujemy od Państwa scenariusza sportowego dla dzieci i dla dorosłych który w Państwa opinii najlepiej się sprawdzi przy wykorzystaniu sportowców Grupy Kapitałowej Grupy Azoty); w planie w każdej lokalizacji rozgrywki gwiazd, pracowników z danego zakładu (w przypadku Kędzierzyna-Koźla zamiast zajęć sportowych dla dzieci atrakcje chemiczne, bal, zabawa);
4. propozycje cateringu dla dorosłych i dzieci; (z wyłączeniem Spółki z Puław, która indywidualnie będzie ustalać catering z usługodawcą)
5. kosztorys uwzględniający wszystkie elementy infrastruktury;
6. komunikacja eventu w mediach lokalnych (w przypadku Kędzierzyna-Koźla tylko wynajem bilbordów reklamowych na piknik, impreza dla dzieci tylko wewnętrzna; w przypadku Puław – bez komunikacji, ponieważ imprezy tylko dla pracowników spółki);
7. przygotowanie projektów graficznych eventów – plakaty, zaproszenia, billboardów, ulotek, grafiki na www, reklamy prasowej, grafiki na social media, itp.;
8. przygotowanie wszelkich pozwoleń, dokumentacji imprezy, ochrona imprezy, zabezpieczenie medyczne, ubezpieczenie imprezy, zabezpieczenie WOPR;
9. przygotowanie relacji foto i video dla trzech lokalizacji -Tarnów, Kędzierzyn-Koźle (video tylko gala, foto tylko piknik 02.09.2023r.) (film do 7 min. jeden z Dnia Chemika jeden z Gali), Puławy (video w formie relacji z Gali, Dnia Chemika i Akademii Sportu film ok. 5-7 minutowy)
10. krótka transmisja life z otwarcia pikniku do Social Mediów (Kędzierzyn-Koźle – tylko piknik).


Materiał dotyczący wytycznych organizacji Dni Chemika 2023 zawiera Załącznik nr 9 do SIWZ.
Oferent zobowiązany jest załączyć do oferty szczegółowy opis propozycji realizacji zadania opisanego w SIWZ wraz z kosztorysem ofertowym.

Zamawiający zastrzega sobie prawo pomniejszenia zakresu Zamówienia. W takim przypadku wynagrodzenie Oferenta ulegnie odpowiedniemu pomniejszeniu o wartość prac/usług zaniechanych na żądanie Zamawiającego. W związku z prawem Zamawiającego do zaniechania określonych usług, Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu odstępnego, odszkodowania itp.

3. Termin /-ny realizacji przedmiotu zamówienia:
Terminy Eventów:
1) Puławy 17 czerwiec 2023 r. (+Gala zasłużonych – 16 czerwca 2023 r. + Akademia Sportu – 18 czerwca 2023 r.);
2) Kędzierzyn-Koźle 2 września 2023 r. (+ Dzień Dziecka – 27 maj 2023r., Gala zasłużonych – 7 czerwca 2023 r., Bieg Azotowy 18 czerwca 2023 r.);
3) Tarnów 09 września 2023 r. (+Gala zasłużonych 29 września 2023 r.).

III. PODWYKONASTWO, KONSORCJUM.
Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców w realizacji zamówienia.
Przez Podwykonawcę należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność prawną, która zawarła z Oferentem, zaakceptowaną przez Zamawiającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, Umowę o podwykonawstwo na wykonanie części prac objętych Przedmiotem Umowy.
Powierzenie przez Oferenta części zakresu przedmiotu zamówienia podwykonawcy wymagać będzie akceptacji Zamawiającego. W tym celu Oferent, przed powierzeniem prac podwykonawcy przestawi Zamawiającemu do akceptacji wzór umowy z Podwykonawcą.
Oferent jest zobowiązany do wskazania w swojej ofercie Podwykonawców poprzez wypełnienie Załącznika nr 7 (Lista Podwykonawców), wraz z dokumentami uprawniającymi Podwykonawcę do realizacji danego zakresu prac jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
Oferent odpowiada za działania lub zaniechania Podwykonawców, ich przedstawicieli lub pracowników jak za własne działania lub zaniechania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo w wyjątkowych sytuacjach zlecić część robót bezpośrednio Podwykonawcy.
Oferent nie może zlecić Podwykonawcom realizacji całości zakresu zamówienia.
Konsorcjum. Udział w postępowaniu Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający nie dopuszcza składania ofert przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (Konsorcjum)

IV. CENA OFERTY.

W ofercie należy podać cenę łączną wykonania przedmiotu zamówienia oraz z podziałem na poszczególne Spółki. Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto i brutto, cyfrowo i słownie
Przedstawiona w ofercie cena łączna kompleksowej usługi netto będzie ceną licytowaną podczas etapu negocjacji, w formie aukcji elektronicznej na Platformie Zakupowej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne.
Do oferty należy dołączyć podpisany Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1 do SIWZ a na Platformie Zakupowej umieścić podpisaną elektronicznie ważnym podpisem kwalifikowanym ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami.

Wadium
Wymagane jest wadium w wysokości 20.000,00 PLN (słownie: dwadzieścia tysięcy złotych) wniesione przed upływem terminu składania ofert.

Warunki udziału w postępowaniu zgodnie z SIWZ 31/P/2023