Enquiry creation date: 2020-07-31

Grupa Azoty S.A.

Kwiatkowskiego 8

33-101 Tarnów

Tax Identification Number: 8730006829

http://grupaazoty.com/

Purchaser:

Katarzyna ...

Enquiry No. Z115/279910/aktualizacja2

DEAR BIDDER

In this inquiry you can submit an offer without having to log in to the procurement platform.
Click on the Submit an offer button found at the end of the tab below and continue following the instructions.

Enquiry title

Change content (update):

1. Zamawiający zamieszcza Załącznik nr 9 do SIWZ - Wzór Umowy jako dokument tekstowy programu MS WORD
2. Zamawiający dokonał modyfikacji treści SIWZ 93-P-2020 (plik w załączeniu)

Enquiry contents:

Treść zapytania zgodna z SIWZ 93/P/2020

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie analizy procesów biznesowych oraz przygotowanie zakresu i warunków wdrożenia S/4 HANA w Spółkach Grupy Azoty, w ścisłej współpracy
z Zamawiającym, w zakresie:
A. Analizy wymagań w obszarze obecnych rozwiązań SAP ERP i systemów zintegrowanych (podstawą jest przebieg i konfiguracja procesów biznesowych w tych obszarach vs konfiguracja procesów w rozwiązaniu SAP Model Company dla branży chemicznej – zwany dalej „SMC1809”) w odniesieniu do planowanego wdrożenia systemu SAP S/4 HANA;
B. Zdefiniowania wymagań funkcjonalnych oraz technicznych dla przyszłego systemu SAP S/4 HANA;
C. Definiowania wymagań prawnych i merytorycznych koniecznych do zorganizowania
i przeprowadzenia postępowania przetargowego na wyłonienie Wykonawcy dla wdrożenia skonsolidowanego rozwiązania SAP S/4 HANA w 4 Spółkach wskazanych w niniejszym SIWZ oraz wsparcie Zamawiającego w procesie oceny złożonych ofert i wyboru wykonawcy.

Do celów strategicznych projektu należy w szczególności:
• Wykorzystanie prac wykonanych w ramach przedmiotu Zamówienia do ujednolicenia
i optymalizacji procesów biznesowych realizowanych w Spółkach Grupy w wymaganych obszarach w oparciu o SAP Model Company dla branży chemicznej;
• Określenie właściwych warunków i zakresu przyszłego projektu, który pozwoli wyłonić wykonawcę projektu i wdrożenia, gwarantującego powodzenie wdrożenia systemu SAP S/4 HANA;
• Wybór metody i sposobu wdrożenia, który pozwoli na osiągnięcie zdefiniowanych przed rozpoczęciem realizacji wdrożenia SAP S/4 HANA celów biznesowych;
• Określenie istotnych elementów przyszłego projektu z punktu widzenia możliwych zagrożeń organizacyjnych, technicznych i finansowych.

Dla realizacji projektu dostawy i wdrożenia systemu SAP S/4 HANA przyjęto następujące założenia:
• Realizacja zunifikowanych i scentralizowanych procesów biznesowych w ramach SAP S/4 HANA w czterech Spółkach;
• Wdrożenie jednolitego skonsolidowanego systemu obejmującego ten sam zestaw danych
w czterech Spółkach maksymalnie wykorzystując standardy i best practises zawarte w SMC1809.
• Integracja z funkcjonującymi w spółkach systemami, których pozostawienie uzasadnione będzie biznesowo i ekonomicznie;
• Migracja danych historycznych z systemów SAP ERP i rozwiązań zintegrowanych zawarta
w zakresie wdrożenia systemu SAP S/4 HANA;


Zdefiniowanym przedmiotem zamówienia jest:
a) Przeprowadzenie i opracowanie analizy dopasowania procesów biznesowych skonfigurowanych w SAP Model Company for Chemicals do potrzeb biznesowych Spółek Grupy Azoty objętych przyszłym, skonsolidowanym wdrożeniem – zwane w dalszej części dokumentu analizą „Fit&Gap”;
b) Opracowanie warunków i zakresu migracji danych z obecnych rozwiązań SAP ERP ECC 6.0
z EHP 7 dla instancji obejmującej Spółki: Grupa Azoty S.A. / Grupa Azoty Zakłady Chemiczne „Police” S.A. / Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. – zwanej w dalszej części
ZAT / ZCH / ZAK oraz dla instancji SAP ERP ECC 6.0 z EHP 5 obejmującej Spółkę Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. – zwanej w dalszej części dokumentu ZAP – zwane łącznie w dalszej części „wymaganiami migracji”;
c) Opracowanie warunków i zakresu merytorycznego integracji systemów przewidzianych
do integracji z planowanym do wdrożenia nowym rozwiązaniem SAP S/4 HANA dla Spółek
ZAT, ZCH, ZAK, ZAP – zwane w dalszej części „wymaganiami integracji”;
d) Opracowanie warunków formalnych realizacji przetargu na wybór podmiotu, który będzie prowadził wdrożenie rozwiązania S/4 HANA w Spółkach Grupy Azoty objętych programem – zwane w dalszej części „wymaganiami formalnymi”;


W ramach prowadzonych prac projektowych, zadaniami w ramach punktu II (Przedmiot Zamówienia), objęte zostaną Spółki Grupy Azoty:
• Grupa Azoty Spółka Akcyjna w Tarnowie – GA,
• Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn Spółka Akcyjna – GA ZAK,
• Grupa Azoty Zakłady Chemiczne „Police” Spółka Akcyjna – GA ZCH,
• Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy" Spółka Akcyjna – GA ZAP,

II.1. – Ogólny zakres Zamówienia
Przedmiotem zamówienia są produkty wytworzone w ramach projektu, który podzielony zostanie na 4 ETAPY:
Etap 1: Analiza Fit&Gap
Realizacja Etapu 1 obejmuje wykonanie przez zespół Oferenta we współpracy z dedykowanym zespołem Zamawiającego analizy procesów biznesowych dostępnych w zakupionym przez Zamawiającego rozwiązaniu „SAP Model Company dla branży chemicznej” w wersji 1809 - w dalszej części dokumentu opisywany jako „SMC1809”, przy użyciu i wykorzystaniu narzędzia dostarczonego przez Zamawiającego Solution Manager ver. 7.2. – w dalszej części dokumentu opisywany jako „SM7.2”.
Jednym z pierwszych zadań w ramach tego Etapu będzie określenie zakresu procesów (dokumentacja powinna być w języku polskim), które będą przedmiotem przyszłego wdrożenia – wybór procesów dokonany zostanie na spotkaniach / warsztatach z zespołami merytorycznymi poprzez przegląd dostępnej bazy ok. 1200 procesów w SM7.2 vs procesy / obszary wskazane w części opisu szczegółowego dla Etapu 1 określonego w pkt. II.2.
W kolejnym kroku każdy wybrany do zakresu przyszłego projektu proces powinien zostać przeanalizowany w zakresie możliwości wykorzystania standardu (z dużym naciskiem na stosowanie standardowych rozwiązań) i wskazania zakresu potencjalnych, koniecznych zmian i uzupełnień
do realizacji w ramach procesu wdrożeniowego.
Poziom szczegółowości opisu zmian i uzupełnień musi umożliwić przyszłym oferentom jednoznaczne i rzetelne określenie czasu potrzebnego na wdrożenie i kosztów tego wdrożenia.

Etap 2: Opracowanie wymagań i zakresu dla migracji
Realizacja Etapu 2 obejmuje wykonanie przez Oferenta analizy wymagań, warunków i zakresu migracji danych bieżących i historycznych w obszarze systemów SAP ERP w Spółkach objętych projektem w zdefiniowanym zakresie procesów biznesowych, w odniesieniu do planowanego wdrożenia systemu SAP S/4 HANA.
Migracja danych musi zostać przeanalizowana i opisana z zachowaniem poniższych zasad:
• W opracowaniu na potrzeby przyszłego przetargu muszą zostać określone:
i. źródła danych – wykaz wszystkich systemów zasilających,
ii. zakres danych podlegających migracji (z wskazaniem szczegółów opisujących potrzebne informacje),
iii. format, do którego dane mają być wyeksportowane,
iv. opis zasad weryfikacji i czyszczenia wyeksportowanych danych – spójność wewnętrzna
i zgodność z formatem, ilość.
• Założenia i warunki przygotowania przez przyszłego wykonawcę eksportu danych do określonego formatu z podaniem szacunkowego czasu realizacji poszczególnych zadań.
• Założenia i warunki sprawdzenia spójności danych, weryfikacji merytorycznej danych, ich treści, poprawności i wiarygodności – zgodności ze stanem faktycznym.

Etap 3: Opracowanie wymagań i zakresu dla integracji
Realizacja Etapu 3 obejmuje wykonanie przez Oferenta analizy wymagań, warunków i zakresu integracji przyszłego SAP S/4 HANA z rozwiązaniami informatycznymi, których pozostawienie
i zintegrowanie z przyszłym systemem S/4 HANA będzie uzasadnione ekonomicznie i funkcjonalnie. Oferent dokona analizy i zarekomenduje (wraz z uzasadnieniem) odpowiednie narzędzie IT jako centralną szynę wymiany danych (obecnie Zamawiający używa rozwiązania SAP PI oraz MS BizTalk).
Wdrożenie systemu SAP S/4 HANA ma doprowadzić do centralizacji i standaryzacji realizowanych funkcji w Grupie Kapitałowej Azoty. Bardzo ważnym aspektem musi być dążenie do centralizacji pozostałych systemów informatycznych współpracujących z nowym SAP S/4 HANA, aby można było osiągnąć jednolite i wystandaryzowane zarządzanie przedsiębiorstwem i maksymalizację integracji
w ramach procesów biznesowych objętych zakresem wdrożenia.
Zamawiający wymaga, uwzględnienia w produktach projektu opisu i definicji rozwiązań zapewniających zgodność z poniższymi założeniami budowy rozwiązania w układzie:
• Centralnego i jednolitego planu kont;
• Centralnej Bazy Kontrahentów – jako bazy referencyjnej dla pozostałych zintegrowanych rozwiązań;
• Centralnej szyny wymiany danych.

Celem przyszłego projektu – co należy uwzględnić w przygotowaniu dokumentów na potrzeby przetargu – jest zdefiniowanie jednolitych interfejsów, co sprawi, że każdy system informatyczny, który będzie podłączany do SAP S/4 HANA, będzie musiał spełniać określone i wystandaryzowane wymagania techniczne, a wśród nich:
• Wystandaryzowany dostęp poprzez szynę integracyjną;
• Wystandaryzowany dostęp poprzez web service;
• Wystandaryzowany oznaczanie przechowywanych i interfejsowanych danych.

Etap 4: Opracowanie wymagań formalnych
Realizacja Etapu 4 obejmuje przedstawienie i dostarczenie niezbędnej pomocy prawnej
i merytorycznej w zakresie zorganizowania i przeprowadzenia postępowania przetargowego
na wyłonienie wykonawcy przyszłego scentralizowanego systemu SAP S/4 HANA oraz wsparcie Zamawiającemu w ocenie złożonych ofert na wdrożenie S/4 HANA. W ramach tego Etapu Oferent przygotuje dokumenty opisujące warunki, wymagania i założenia formalne przeprowadzenia przetargu, a także wesprze Zamawiającego w przygotowaniu wymaganych dokumentów formalnych na potrzeby realizacji przyszłego projektu – takich jak:
• Wzór umowy;
• Wymagania do udzielenia licencji;
• Zapisy formalne związane z organizacją przyszłego projektu;
• Zapisy formalne związane z zasadami prowadzenia projektu, weryfikacji i zarządzania zakresem projektu, procedurami projektowymi i odbiorowymi;
• Propozycję wymaganego doświadczenia i referencji Oferentów
• Propozycję kryteriów oceny ofert.

Zamawiający nie podlega przepisom ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych. Opracowane przez Oferenta wymagania muszą uwzględniać obowiązujące u Zamawiającego procedury wewnętrzne dotyczące zamówień i przetargów.

Zamawiający zwraca uwagę, iż zgodnie z obowiązującym w Grupie Azoty Regulaminem Zamówień § 40 ust. 6 lit. e)
„Z Postępowania o udzielenie Zamówienia na wyłonienie Wykonawcy przyszłego scentralizowanego systemu SAP S/4 HANA Komisja może wykluczyć Oferentów, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego Postępowania, lub korzystali, w celu sporządzenia Oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności, z wyjątkiem spółek Grupy Azoty”.

Harmonogram
Zamawiający wymaga, aby ramowy harmonogram uwzględniał terminy rozpoczęcia i zakończenia Etapów oraz odbioru produktów poszczególnych Etapów:
Etap 1: Analiza Fit&Gap – maksymalnie 7 miesięcy w okresie obowiązywania Umowy
Etap 2: Opracowanie wymagań migracji – maksymalnie 3 miesiące w okresie obowiązywania Umowy
Etap 3: Opracowanie wymagań integracji – maksymalnie 3 miesiące w okresie obowiązywania Umowy
Etap 4: Opracowanie wymagań formalnych – maksymalnie 4 miesiące w okresie obowiązywania Umowy
Wybrany Wykonawca, w terminie do 2 tygodni od daty zawarcia Umowy przedstawi pełny plan
i harmonogram projektu z podziałem na poszczególne Etapy, z uwzględnieniem terminów zakończenia prac dla poszczególnych produktów.
Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Oferent przygotowywał co tydzień aktualizację operacyjnego planu pracy uwzględniającego planowane na kolejne dwa tygodnie spotkania operacyjne i sesje warsztatowe.
Zamawiający dopuszcza realizacje Etapów w sposób równoległy lub zazębiający się.

Warunki płatności
Przelew bankowy, termin płatności: 60 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do Spółki. Faktury wystawione muszą zostać przez Wykonawcę bezpośrednio na każdą wskazaną
w niniejszej Specyfikacji Spółkę – po 25% wartości fakturowania na każdą z nich.
Podstawę do wystawienia faktury przez Wykonawcę stanowi podpisany przez Zamawiającego
bez uwag protokół odbioru końcowego projektu.

Terminy realizacji przedmiotu zamówienia
Zamawiający określa maksymalny termin realizacji projektu na 8 miesięcy od daty zawarcia umowy.

Warunki gwarancji
Gwarancja Jakości Oferenta („Gwarancja”) na Przedmiot Umowy wynosi 12 miesięcy, będzie liczona od daty podpisania przez Zamawiającego ostatniego Protokołu Odbioru („Okres Gwarancji”) i będzie udzielona Zamawiającemu na zasadach opisanych w Umowie.
Oferent gwarantuje, iż wykonany przez niego Przedmiot Umowy będzie w pełni zgodny z zakresem i specyfikacją zamieszczoną w Załącznik nr 1, Załączniku nr 3 oraz Załączniku nr 4 do Umowy.


CENA OFERTY

W ofercie należy podać zryczałtowane ceny wykonania poszczególnych Etapów od 1 do 4 oraz całkowitą zryczałtowaną cenę wykonania przedmiotu zamówienia stanowiącą sumę cen wykonania Etapów od 1 do 4.
Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto, cyfrowo i słownie.
Do wyżej wymienionej ceny zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Przedstawiona w ofercie cena całkowita usługi netto za wykonanie zamówienia będzie ceną licytowaną w aukcji elektronicznej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne. Po zakończeniu licytacji ceny wykonania poszczególnych Etapów zostaną obniżone proporcjonalnie do wylicytowanej obniżki ceny całkowitej.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji handlowych ofert po zakończeniu aukcji. Cena ostateczna nie może być wyższa niż cena zaoferowana podczas aukcji elektronicznej.

Do oferty należy dołączyć podpisany Formularz Ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do SIWZ oraz Formularz Cenowy stanowiący Załącznik nr 2 do SIWZ, a na Platformie Zakupowej umieścić ich podpisane skany. 

Zamawiający informuje, iż co do zasady wszystkie płatności na rzecz dostawców krajowych i zagranicznych zarejestrowanych dla VAT w Polsce będą realizowane w formule podzielonej płatności.

Products:

Item Product name Quantity Unit Index Attachment/Link Notes
1. Wykonanie analizy procesów biznesowych oraz przygotowanie zakresu i warunków wdrożenia S/4 HANA w Spółkach Grupy Azoty z wykorzystaniem SAP Model Company (Etap 1-4) 1 US Read

Formal criteria (conditions for participation in the proceeding):

  1. Place of delivery: place of the orderer
  2. Transport cost: attributable to the supplier
  3. I have read and confirm that I have read the information clause
  4. Oświadczam ,że zapoznałem się z Kodeksem postępowania dla Partnerów biznesowych spółek z Grupy Kapitałowej Grupa Azoty umieszczonym na stronie internetowej pod adresem compliance.grupaazoty.com

Offer evaluation criteria

  1. Price - 60%
  2. References - 30%
  3. Experience - 10%

Additional formal conditions:

Warunki udziału w postępowaniu zgodnie z SIWZ 93/P/2020

Questions to the inquiry "Przetarg 93/P/2020 Wykonanie analizy procesów biznesowych oraz przygotowanie zakresu i warunków wdrożenia S/4 HANA w Spółkach Grupy Azoty z wykorzystaniem SAP Model Company"

Item Question title Date of question Status
No data

Additional questions regarding the offer



Attachments:


Currency: PLN

Start of receiving offers:

- - :

Deadline for submitting offers:

- - :

Deadline for sending questions:

- - :

Warning:

1. Our company uses The Logintrade Purchasing Platform to contact suppliers.

2. Sales offers are accepted only via purchasing platform.

3. Registering in our company suppliers base, receiving enquiries and making sales offers are free of charge.

4. If you do not have an account in the Logintrade Purchasing Platform, register in suppliers data base to get your login and password. One supplier account allows for receiving enquiries from multiple buyers.

5. To browse enquiries from a given company, you must be registered in their suppliers database.

6. The Purchasing Platform Terms of Use are available in the registration panel.