Dodano Załącznik nr 8 do SIWZ(Wzór Umowy)
Dodano Ogólne Warunki Zamówień GK Grupa Azoty

Treść zapytania zgodnie z SIWZ.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.:
Opracowanie koncepcji oraz treści sprawozdania na temat informacji niefinansowych Grupy Kapitałowej Grupa Azoty za lata 2021 i 2022 oraz opracowanie Zintegrowanego Raportu Grupy Kapitałowej Grupa Azoty za lata 2021 i 2022.
Zamawiający wymaga opracowania 2 oddzielnych raportów niefinansowych oraz 2 oddzielnych zintegrowanych raportów GK Grupa Azoty wg poniższych wytycznych:
1.1 Opracowanie koncepcji oraz treści sprawozdania na temat informacji niefinansowych Grupy Kapitałowej Grupa Azoty za rok 2021 do 15 marca 2022 oraz za rok 2022 do 15 marca 2023 w formacie Word, PDFi XHTML, z uwzględnieniem rekomendacjami TCFD w kontekście ujawniania informacji związanych z klimatem, nowych obowiązków wynikających z projektu dyrektywy SFRD i nowych wymagań wynikających z art. 8 Taksonomii UE, w dwóch wersjach językowych (polski i angielski), na bazie dostarczonych danych wraz z produkcją graficzną oraz przygotowaniem automatycznego systemu zbierania danych.

1.2 Opracowanie Zintegrowanego Raportu Grupy Kapitałowej Grupa Azoty za rok 2021 opublikowany do 30 czerwca 2022 r. oraz za rok 2022 opublikowany do 30 czerwca 2023 r. zgodnego z wymaganiami standardu GRI oraz wytycznymi IIRC, rekomendacjami TCFD w kontekście ujawniania informacji związanych z klimatem, uwzględniającego nowe obowiązki wynikające z projektu dyrektywy SFRD i nowe wymagania wynikające z art. 8 Taksonomii UE, w formie interaktywnej on-line w wersji polskiej i angielskiej.
2. Zakres przedmiotu zamówienia:


2.1. Zakres Sprawozdania:

Grupa Azoty w formacie skonsolidowanym (wszystkie Spółki wraz ze spółkami zależnymi, w których Grupa Azoty posiada powyżej 50% własności) oraz format jednostkowy dla trzech jednostek dominujących - Grupy Azoty S.A., Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. i Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. wraz z formatem skonsolidowanym dla ich grup kapitałowych;
 Uwzględnienie w projekcie bieżących trendów z zakresu sprawozdawczości pozafinansowej;
 Ustawa o rachunkowości w odniesieniu do ujawnień informacji niefinansowych z dnia 29.12.2016 r.;
 Wytyczne Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (2014/95/UE i 2013/34/UE);
 Komunikat KE (2019/C 209/01) Wytyczne dotyczące sprawozdawczości w zakresie informacji niefinansowych: Suplement dotyczący zgłaszania informacji związanych
z klimatem – wytyczne obejmujące ujawnienia w odniesieniu do kwestii związanych
z klimatem w ramach każdego z obszarów wskazanych w Dyrektywie 2014/95/UE;
 Nawiązanie do elementów wskazanych w Wytycznych do TCFD, projektu dyrektywy SFRD, Taksonomia UE (2018/0178 (COD)

Opis:
1. Zdefiniowanie zakresu sprawozdania i istotności poruszanych w nim zagadnień
z uwzględnieniem wytycznych i zaleceń wymienionych w tytule zamówienia.
2. Zaangażowanie w proces raportowania właściwych interesariuszy z uwzględniamy ich perspektywy.
3. Dobór wskaźników oraz ich prawidłowe zaraportowanie.
4. Dobór odpowiedniego narzędzia do zbierania danych.
5. Potwierdzenie, aktualizacja i zidentyfikowanie osób do zbierania danych.
6. Przygotowanie pracowników do przekazania właściwych danych poprzez opracowanie komunikacji wewnętrznej do osób dostarczających dane oraz akceptujących dane, wskazówki merytoryczne dot. poprawnego zbierania dokumentów.
7. Koordynacja nad danymi wpisywanymi w narzędziu (wyjaśnianie braków, wątpliwości
i błędów) oraz bieżący monitoring statusu zbierania danych (reagowanie na błędy i braki, bieżąca komunikacja z managerem projektu oraz ustalanie planu działania).
8. Opracowanie treści sprawozdania w języku polskim i angielskim – opracowanie treści sprawozdania wraz ze wskazaniem braków danych lub sugestii uzupełnień. Korekta treści.
9. Opracowanie pełnej grafiki do sprawozdania (sprawozdanie powinno być czytelne, praktyczne i przykuwać uwagę odbiorcy).
10. Opracowanie planu komunikacji sprawozdania.

Termin realizacji: 15 marca 2022; 15 marca 2023
2.2 Zakres Raportu
Zakres raportu - cztery kluczowe spółki Grupy Kapitałowej Grupa Azoty (Grupa Azoty):
- Grupa Azoty S.A. z siedzibą w Tarnowie (jednostka dominująca);
- Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. (Grupa Azoty Kędzierzyn);
- Grupa Azoty Zakłady Azotowe Puławy S.A. (Grupa Azoty Puławy);
- Grupa Azoty Zakłady Chemiczne Police S.A. z siedzibą w Policach (Grupa Azoty Police).
 Uwzględnienie w projekcie bieżących trendów z zakresu raportowania ESG/ zrównoważonego rozwoju, zintegrowanego;
 Zgodność z GRI Standards: włączenie wybranych wskaźników GRI (profilowe oraz tematyczne);
 Uwzględnienie wytycznych IIRC;
 Nawiązanie do Sustainable Development Goals, SDG’s;
 Nawiązanie do elementów wskazanych w Wytycznych do TCFD, projektu dyrektywy SFRD, Taksonomia UE (2018/0178 (COD);
 Standard AA1000 w odniesieniu do prowadzenia dialogu z interesariuszami;

Opis:
I.ANALIZA I DEFINIOWANIE ZAŁOŻEŃ RAPORTU ORAZ ANGAŻOWANIE INTERESARIUSZY
1. IDENTYFIKACJA
1.1 Zdefiniowanie celów i oczekiwań – spotkanie startowe zespołu projektowego każdej ze stron;
1.2 Przegląd wewnętrzny na bazie materiałów wyjściowych dostarczonych przez Klienta;
1.3 Przegląd otoczenia na bazie publicznie dostępnych materiałów (w tym m.in. do raportów zintegrowanych firm z porównywalnych sektorów).
2. PRIORYTETYZACJA
2.1 Weryfikacja mapy interesariuszy;
2.2 Analiza wyników badań oczekiwań, konsultacji i dialogu z kluczowymi interesariuszami;
2.3 Metoda ilościowa – opracowanie ankiety on-line do pracowników;
2.4 Metoda jakościowa – sesja dialogowa z kluczowymi interesariuszami zewnętrznymi lub przeprowadzenie wywiadów z wybranymi kluczowymi interesariuszami Grupy Azoty.
3. WALIDACJA
3.1 Warsztat walidacyjny z kadrą zarządzającą, którego celem jest pozyskanie akceptacji listy tematów istotnych dla Grupy Azoty, wstępnej struktury raportu zawierającej istotne tematy, linii narracji, dodefiniowanie modelu tworzenia wartości Grupy Azoty, a także wyznaczenie osób (koordynatorów) w każdej Spółce, odpowiedzianych za zbieranie danych;
3.2 Opracowanie szczegółowej struktury raportu i uwzględnienie w niej wyników etapu identyfikacji
i priorytetyzacji. Struktura będzie zawierała kluczowe przekazy dla poszczególnych rozdziałów, proponowane dobre praktyki do opisania w poszczególnych rozdziałów, obszary wskazane przez IIRC do rozwinięcia i pogłębienia w tracie procesu zbierania danych, proponowane wskaźniki GRI do ujęcia w ramach poszczególnych rozdziałów
(w odniesieniu do istotnych tematów), w tym proponowane wskaźniki przedstawiające gospodarczy, społeczny
i środowiskowy a także związany z klimatem oraz proponowany model tworzenia wartości.

II. ZAPEWNIENIE EFEKTYWNOŚCI PROCESU ZBIERANIA DANYCH, JAKOŚCI ZEBRANYCH WSKAŹNIKÓW ORAZ ICH ZGODNOŚCI ZE STANDARDEM GRI
1. Zdefiniowanie zakresu raportowania i istotności poruszanych w nim zagadnień z uwzględnieniem wytycznych i zaleceń wymienionych w tytule zamówienia.
2. Potwierdzenie, aktualizacja i zidentyfikowanie osób (jednostek organizacyjnych, stanowisk) do zbierania danych.
3. Dobór i zapewnienie odpowiedniego narzędzia do zbierania i agregacji danych.
4. Aktualizacja mapy architektury osób dostarczających dane GRI.
5. Analiza wniosków płynących z poprzedniego procesu raportowania.
6. Analiza benchmarków i trendów w raportowaniu obszaru zrównoważonego rozwoju w branży nawozowo-chemicznej w Europie.
7. Przygotowanie komunikacji wewnętrznej do osób dostarczających dane oraz akceptujących dane GRI, wskazówki merytoryczne dot. poprawnego zbierania dokumentów.
8. Konsultacje – przeprowadzenie spotkania / wideokonferencji dla koordynatorów i/lub osób operacyjnych dostarczających dane w Grupie Azoty.
9. Bieżący przegląd danych wpisywanych w narzędziu (wyjaśnianie braków, wątpliwości i błędów) oraz bieżący monitoring statusu zbierania danych (reagowanie na błędy i braki, bieżąca komunikacja z managerem projektu oraz ustalanie planu działania).
10. Przygotowanie końcowego zestawienia z zebranych danych - sformatowanie oczekiwanych kształtów tabel GRI oraz wygenerowanie w narzędziu finalnego zestawienia zebranych danych GRI.
11. Zebranie danych wskaźnikowych.

III.PRZYGOTOWANIE TREŚCI – ZAPEWNIENIE ZGODNOŚCI Z ZASADAMI JAKOŚCIOWYMI STANDARDU GRI I WYTYCZNYMI IIRC, A TAKŻE REKOMENDACJAMI TCFD W KONTEKŚCIE UJAWNIANIA INFORMACJI ZWIĄZANYCH Z KLIMATEM, UWZGLĘDNIAJĄCEGO NOWE OBOWIĄZKI WYNIKAJĄCE Z PROJEKTU DYREKTYWY SFRD I NOWE WYMAGANIA WYNIKAJĄCE Z ART. 8 TAKSONOMII UE

1. Opracowanie matrycy istotności zagadnień poruszanych w raporcie.
2. Analiza wniosków i informacji zwrotnej względem poprzedniego raportu, w tym ratingów ESG dostarczonych przez Klienta.
3. Integracja danych niefinansowych i finansowych. Prezentacja graficzna tworzenia wartości w oparciu o te dane.
4. Analiza zestawienia wskaźników GRI zebranych w narzędziu za 2020 rok, przygotowanie pytań i wskazówek do komentarzy zarządczych.
5. Analiza dostarczonych przez Grupę Azoty materiałów, w tym magazynów i innych materiałów wewnętrznych
z kluczowych spółek, dotyczących 2020/2021 roku pod kątem praktyk i treści do ujęcia w opracowywanym raporcie.
6. Warsztat online z koordynatorami czterech wiodących Spółek (Tarnów, Puławy, Police, Kędzierzyn) – rozmowy indywidualne lub spotkanie robocze (ok 2,5 h) z zespołem projektowym.
7. Konsultacje, wywiady z osobami merytorycznymi celem omówienia kluczowych zagadnień związanych z ryzykami dot. aspektów ESG (ok. 3 wywiady lub sesja zbiorowa).
8. Wypracowanie mapy kluczowych ryzyk Grupy Azoty (zgodnie z zakresem raportu zintegrowanego) z uwzględnieniem ryzyk klimatycznych.
9. Opracowanie koncepcji zawartości treści raportu.
10. Review opracowanego przez Grupę Azoty skrótu danych finansowych zgodnie z IIRC, na podstawie raportu rocznego spółki za 2020/2021 rok.
11. Pisanie raportu – opracowanie treści raportu wraz ze wskazaniem braków danych lub sugestii uzupełnień, w tym opracowanie danych finansowych i niefinansowych.
12. Korekta treści (uwzględnienie także korekty treści po przeprowadzonym procesie weryfikacji danych przez niezależnego audytora).
13. Konsultacja i pozyskanie akceptacji treści na poziomie zespołu oraz koordynatorów w spółkach – akceptacja i uzupełnienie treści przez osoby wskazane jako odpowiedzialne merytorycznie za poszczególne zagadnienia. Konsultacja i pozyskanie akceptacji treści przez sponsora projektu.
14. Wdrożenie poprawek w treści raportu oraz w narzędziu do zbierania i agregacji danych.
15. Mapowanie wskaźników GRI, IIRC oraz TCFD na finalnym materiale.
17. Tłumaczenie raportu na język angielski, w tym realizacja raportu w wersji on-line.

IV.PRACE GRAFICZNO-PRODUKCYJNE (format online)
1. Zakup licencji na platformę on-line wraz z przekazaniem wszelkich praw autorskich do platformy.
2. Opracowanie założeń graficznych raportu zgodnie z wytycznymi Klienta.
3. Opracowanie raportu on-line (wersja PL i EN).
• Prace programistyczne, naniesienie treści, stworzenie nowych infografik oraz nowych wykresów;
• Przygotowanie zdjęć do rozdziałów (zdjęcia zostaną przekazane przez Klienta);
• zapewnienie bezpieczeństwa zgodnie z wytycznymi zamawiającego na serwerze Klienta;
• zapewnienie pomocy technicznej w instalacji Raportu na serwerze Klienta.
4. Sprawdzenie poprawności mapowania wskaźników GRI oraz IIRC na finalnym materiale.

Termin realizacji: 30 czerwca 2022 r; 30 czerwca 2023 – przy czym strony dopuszczają nieznaczną modyfikację terminu publikacji.

UWAGA: Raport Zintegrowany zostanie poddany niezależnej weryfikacji, dlatego też należy uwzględnić współpracę z firmą audytorską.
3. Warunki techniczne, jakim powinien odpowiadać przedmiot zamówienia.

Nie dotyczy
Wymagania dla Oferenta dotyczące realizacji zamówienia:

1) Znajomość zakresu sprawozdawczości pozafinansowej;
2) Znajomość ustawy o rachunkowości w odniesieniu do ujawnień informacji niefinansowych z dnia 29.12.2016 r.;
3) Znajomość wytycznych Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (2014/95/UE i 2013/34/UE);
4) Znajomość wytycznych dotyczących sprawozdawczości w zakresie informacji niefinansowych - komunikat KE (2019/C 209/01): Suplement dotyczący zgłaszania informacji związanych
z klimatem – wytyczne obejmujące ujawnienia w odniesieniu do kwestii związanych
z klimatem w ramach każdego z obszarów wskazanych w Dyrektywie 2014/95/UE;
5) Znajomość wytycznych TCFD, projektu dyrektywy SFRD, Taksonomia UE (2018/0178 (COD)
6) Znajomość standardu GRI potwierdzona realizacją projektów doradczych oraz przygotowywania raportów w zakresie raportowania GRI;
7) Realizacja projektów doradczych z zakresu raportowania w oparciu o Standard GRI, IIRC dla dużych Grup Kapitałowych;
8) Realizacja projektów doradczych z zakresu raportowania w oparciu o Standard GRI, IIRC dla klientów notowanych na GPW (WIG 30);
9) Znajomość wytycznych raportowania zintegrowanego IIRC potwierdzona doradztwem w procesie przygotowania raportów zintegrowanych;
10) Doświadczenie w stosowaniu automatycznego narzędzia do zbierania danych wykorzystanego m.in.
w projektach raportowania dla dużych Grup Kapitałowych (powyżej 20 spółek);
11) Doświadczenie w zakresie identyfikacji i oceny ryzyk klimatycznych zgodnie z wytycznymi TCFD;
12) Doświadczenie w zakresie definiowania strategii dekarbonizacyjnych;
13) Doświadczenie w zakresie projektowania strategii offsetowania emisji.

Warunki udziału w postępowaniu zgodnie z zapisami SIWZ.