Zmiana pkt 5 SIWZ dotyczącą personelu – pełna treść pkt 5 w załączeniu

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: „ Dostarczenie licencji wraz z wdrożeniem systemu SAP Business One wraz z migracją danych i szkoleniami użytkowników dla spółki Grupa Azoty „Zakłady Fosforowe Gdańsk” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku oraz opiekę powdrożeniową.”
Prace mają obejmować implementację procesów wyszczególnionych w Załączniku nr 3 do SIWZ wraz z integracją z wskazanymi systemami. Integracja powinna obejmować realizację interfejsów w oparciu o centralną szynę danych PO i BizTalk zgodnie z wymaganiami wyszczególnionymi w opisanym zakresie integracji.
Zamawiający przewiduje migrację danych z Systemu IFS wersja 2003 określoną w punkcie 3 w załączniku nr 3 do SIWZ.
Zamawiający oczekuje podania ceny wdrożenia obejmującej prace analityczne i wdrożeniowe wraz z dostarczeniem niezbędnych licencji i szkoleń Użytkownika wraz z dokumentacją.
2. Zadanie dostarczenia licencji wraz z wdrożeniem systemu SAP Business One wraz z migracją danych i szkoleniami użytkowników będzie podzielone na 3 etapy wraz opieką powdrożeniową:

a) WDROŻENIE:
ETAP 1 - przygotowanie przez Wykonawcę Koncepcji Biznesowej na potrzeby realizacji Projektu, w szczególności:
• aktualizacja przebiegów procesów biznesowych,
• szczegółowy opis danych wymaganych i przetwarzanych w implementowanych procesach,
• szczegółowe warunki realizacji poszczególnych funkcjonalności Systemu,
• projekty potencjalnych zmian i uzupełnień do standardu Systemu SAP BO,
• przygotowanie scenariuszy testowych,
• opracowanie koncepcji ról i uprawnień,
• wykonanie projektu oraz opisu interfejsów koniecznych do integracji systemu SAP Business One z innymi systemami zewnętrznymi
• opis sposobu realizacji i implementacji poszczególnych zadań wdrożeniowych,
• wykonanie Koncepcji biznesowej migracji danych z sytemu IFS,
• przygotowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia – do dwóch tygodni od podpisania Umowy.
• dostarczenie wymaganych licencji SAP Business One dla Użytkowników w Grupie Fosfory w liczbie 75 sztuk.
ETAP 2 - Wdrożenie w testowym środowisku obejmujące w szczególności:
• wdrożenie rozwiązań zdefiniowanych w opracowanej przez Wykonawcę w Etapie I Koncepcji Biznesowej w środowisku testowym Zamawiającego, oraz przeprowadzenie wymaganych testów,
• wdrożenie ról i uprawnień dla użytkowników w matrycy SoD,
• budowa koniecznych interfejsów z systemami zewnętrznymi, przy współpracy ze wskazanym przez Zamawiającego zespołem IT.
• migracja danych z Systemu IFS zgodnie z Załącznikiem nr 3 .
ETAP 3 – Wdrożenie produkcyjne wraz ze szkoleniami:
• uruchomienie systemu SAP Business One wraz z przeniesieniem opracowanych rozwiązań na środowisko preprodukcyjne i produkcyjne,
• szkolenia kluczowych użytkowników oraz przygotowanie instrukcji dla użytkowników,
• wykonanie pełnej dokumentacji wdrożenia wraz z technicznymi opisami zmian niezbędnych do przekazania po wdrożeniu dla wsparcia Zamawiającego,
• odbiór rozwiązania z przekazaniem pełnej dokumentacji z uruchomionym produkcyjnie system SAP Business One

b) Opieka powdrożeniowa w okresie minimum 6 miesięcy wraz z przekazaniem dokumentacji.

Obecnie w Spółce Grupa Azoty „Zakłady Fosforowe Gdańsk” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku wykorzystywany jest System IFS wersja 2003.

Dodatkowe informacje:
1. Zamawiający wymaga od Oferenta udzielenia 24 miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę plus 30 dni.
2. Zamawiający wymaga od Oferenta przynajmniej 2 referencji z wdrożeń systemu SAP Business One w przedsiębiorstwach o charakterze produkcyjnych w okresie ostatnich 5 lat.

Dla realizacji projektu przyjęto założenia wymienione w Załączniku 3 do SIWZ – Szczegółowy Zakres Przedmiotu Umowy.

Obecnie w Spółce Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. wykorzystywany jest System IFS wersja 2003.
3. Zakres przedmiotu zamówienia:

ZAKRES DZIAŁAŃ DLA ZAMÓWIENIA, KTÓRE POWINNY ZOSTAĆ WYKONANE W RAMACH PROJEKTU:
Tabela 1
działanie produkt cząstkowy
Etap 1 - przygotowanie przez Wykonawcę Koncepcji Biznesowej na potrzeby realizacji Projektu
• aktualizacja przebiegów procesów biznesowych, • opracowany dokument Koncepcji Biznesowej zawierający opis przebiegu procesów biznesowych zgodny z notacją BPMN 2.0., wg. wzorów dokumentów opracowanych w Grupie Azoty S.A.
• szczegółowy opis danych wymaganych i przetwarzanych w implementowanych procesach, • szczegółowy projekt realizacji danego procesu biznesowego w Systemie SAP Business One ze wskazaniem warunków realizacji poszczególnych kroków procesów oraz wymaganym zakresem informacyjnym
• szczegółowe warunki realizacji poszczególnych funkcjonalności Systemu
• projekty potencjalnych zmian i uzupełnień do standardu Systemu SAP BO • szczegółowy opis projektu zmiany w stosunku do standardu systemu SAP Business One
• przygotowanie scenariuszy testowych, • opracowane dokumenty scenariuszy testowych dla testów funkcjonalnych, integracyjnych i wydajnościowych
• opracowanie koncepcji ról i uprawnień, • opracowane dokumenty z opisem ról i uprawnień
• wykonanie projektu oraz opisu interfejsów koniecznych do integracji systemu SAP Business One z innymi systemami zewnętrznymi, • opracowanie projektu integracji wraz z opisem interfejsów z systemami zewnętrznymi wg wzoru dokumentów opracowanych w Grupie Azoty S.A.
• opis sposobu realizacji i implementacji poszczególnych zadań wdrożeniowych, • dokument opisjący cały plan wdrożenia uwzględniający wdrożenie wszystkich zidentyfikowanych w zakresie procesów, kanałów integracyjnych i danych wymagających migracji;
• wykonanie Koncepcji biznesowej migracji danych z sytemu IFS • projekt migracji obejmujący zakres koniecznych danych do migracji, warunki realizacji migracji oraz opis procedur kontrolnych
• przygotowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia. • uzgodniony harmonogram prac ze szczegółowością poszczególnych zadań i punktów kontrolnych nie rzadszych niż dwa tygodnie - do dwóch tygodni od podpisania Umowy
• dostarczenie wymaganych licencji dla Użytkowników w Grupie Fosfory w liczbie 75 • dostarczenie licencji SAP Business One wraz z niezbędnymi danymi potrzebnymi do logowania się Użytkowników w liczbie 75
Etap 2 - Wdrożenie w testowym środowisku obejmujące:
• wdrożenie rozwiązań zdefiniowanych w opracowanej przez Wykonawcę w Etapie I Koncepcji Biznesowej w środowisku testowym Zamawiającego, oraz przeprowadzenie wymaganych testów • działający system SAP Business One na środowisku testowym zgodnie z opracowaną koncepcją Biznesową
• potwierdzone przez Zamawiającego dokumenty z zaplanowanych wcześniej i przeprowadzonych testów
• wdrożenie ról i uprawnień dla użytkowników w matrycy SoD, • zdefiniowany katalog ról i uprawnień do systemu SAP Business One zgodnie z matrycą SoD w postaci dokumentu Excel
• budowa koniecznych interfejsów z systemami zewnętrznymi, przy współpracy ze wskazanym przez Zamawiającego zespołem IT. • poprawnie działające interfejsy z systemami zewnętrznymi
• migracja danych z Systemu IFS zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Umowy. • poprawnie zmigrowane dane z Systemu IFS do Systemu SAP Business One
Etap 3 - Wdrożenie produkcyjne wraz ze szkoleniami:
• uruchomienie systemu SAP Business One wraz z przeniesieniem opracowanych rozwiązań na środowisko preprodukcyjne i produkcyjne • działający system SAP Business One na środowisku preprodukcyjnym i produkcyjnym zgodnie z opracowaną koncepcją Biznesową
• szkolenia kluczowych użytkowników oraz przygotowanie instrukcji dla użytkowników, • przeprowadzone szkolenia poparte listą obecności i ankietami pre- i post-test, opracowane Instrukcje użytkownika na wzorach w Grupie Azoty S.A.
• wykonanie pełnej dokumentacji wdrożenia wraz z technicznymi opisami ewentualnych zmian niezbędnych do przekazania po wdrożeniu dla wsparcia Zamawiającego, • techniczna dokumentacja powdrożeniowa wraz z instrukcjami technicznymi
• odbiór rozwiązania z przekazaniem pełnej dokumentacji z uruchomionym produkcyjnie system SAP Business One. • podpisane protokołu odbioru III Etapu bez zastrzeżeń przez Zamawiającego plus dostarczenie Raportu końcowego realizacji wdrożenia
Obsługa serwisowa i techniczna powdrożeniowa
• opieka powdrożeniowa w okresie 6 miesięcy wraz z przekazaniem dokumentacji • opieka techniczna w okresie 6 miesięcy od podpisania przez Zamawiającego ostatniego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu plus Raportu Końcowy Realizacji Wdrożenia. Opieka powdrożeniowa polegająca na bezpośredniej lub zdalnej asyście 4 konsultantów Wykonawcy – FI, SD, MM,PP w liczbie 6 dni w mc każdy oraz zabezpieczeniu dodatkowego wsparcia zdalnego w razie konieczności.
Działania realizowane w ramach wszystkich etapów
• Zarządzanie projektem. • notatki ze spotkań, projekty funkcjonalne, projekty funkcjonalne zmian, szczegółowe harmonogramy w trybie dwu tygodniowym, analizy ryzyka w trybie dwutygodniowym, procedury: komunikacji, odbiorów, przejścia na środowisko testowe, preprodukcyjne, produkcyjne, zgłoszenia zmiany, zgłoszenia problemu oraz pozostałe dokumenty projektowe wynikające z zakresu prac.
• Przygotowanie i aktualizacja dokumentacji wdrożenia oraz instrukcji użytkownika. • dokumentacja techniczna i instrukcje użytkownika wg wzoru opracowanego przez GA
• Przekazanie wiedzy oraz przeprowadzenie szkoleń dla zespołu wspierającego SAP Business One • listy obecności, pre i post testy dla uczestników szkolenia

Wszystkie wymienione wyżej produkty cząstkowe wykonane i dostarczone w ramach
Etapów od 1 do 3 muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego w postaci każdorazowego podpisanego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu oraz Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia.
Opieka Powdrożeniowa będzie trwała przez okres 6 (sześciu) miesięcy liczony od dnia zakończenia Wdrożenia na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia. Każdorazowo na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę Raportu Miesięcznego Opieki Powdrożeniowej, będzie wystawiony Protokół Odbioru Opieki Powdrożeniowej zawierający informacje o rzeczywistych osobodniach świadczenia Opieki Powdrożeniowej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, na którego podstawie będzie wystawiana faktura miesięczna.

Szczegółowy zakres zamówienia określono w załączonej dokumentacji technicznej – załącznik nr 3 do SIWZ.
Dokumentacja techniczna załącznik nr 3 oraz wzór umowy załącznik nr 11 – wersja elektroniczna dokumentów zostanie udostępniona Oferentowi po przesłaniu na adres         biuro.przetargow@grupaazoty.com Oświadczenia o zachowaniu poufności- według wzoru stanowiącego Załącznik 10 do SIWZ podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowana Oferenta elektronicznie przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego.

4. Warunki techniczne, jakim powinien odpowiadać przedmiot zamówienia.

Zamawiający określa konieczność bieżącej pracy z systemem IFS oraz systemami satelitarnymi.
W ramach organizacji prac Zamawiający, we współpracy z Wykonawcą, wskaże osoby odpowiedzialne za weryfikację każdego produktu cząstkowego/ wyników prac. Zamawiający wymaga, aby odbiór każdego produktu/ wyniku prac został zaakceptowany przez kierownika projektu Zamawiającego. Tylko tak zaakceptowany produkt cząstkowy/ wynik prac będzie oznaczał zakończenie prac nad produktem/ wynikiem prac. Warunkiem koniecznym do odbioru projektu wdrożenia będzie podpisane przez Zamawiającego bezusterkowo Protokoły Odbioru Realizacji Etapów, a w przypadku Opieki Powdrożeniowej - Protokół Realizacji Opieki Powdrożeniowej w danym miesiącu.

5. Harmonogram zadania:
Zamawiający wymaga, aby harmonogram uwzględniał terminy rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz odbioru produktów cząstkowych w ramach poszczególnych Etapów.
Wybrany Wykonawca, w terminie do 2 tygodni od daty podpisania Umowy, tj. podczas rozpoczęcia się Etapu I przedstawi pełny plan i harmonogram projektu z podziałem na poszczególne Etapy, z uwzględnieniem terminów zakończenia prac dla poszczególnych produktów.
Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Oferent przygotowywał co tydzień sprawozdanie z przebiegu realizacji prac, a w razie konieczności aktualizację operacyjnego planu pracy na kolejne tygodnie.
6. Termin /-ny realizacji przedmiotu zamówienia:
Zamawiający określa maksymalne terminy realizacji projektu:
I. Wdrożenie:
• Etap 1: do 3 miesięcy od momentu podpisania Umowy
• Etap 2: do 6 miesięcy od momentu podpisania Umowy
• Etap 3: do 7 miesięcy od momentu podpisania Umowy,
II. Opieka powdrożeniowa:
• Opieka powdrożeniowa w okresie 6 miesięcy rozpoczyna się z dniem zatwierdzenia przez Zamawiającego Protokół Odbioru III Etapu oraz zaakceptowania Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia na zasadach opisanych w § 4 Wzoru Umowy stanowiącego Załącznik nr 11 do SIWZ. 

7. Warunki gwarancji

Oferent udzieli gwarancji na przedmiot zamówienia, w tym na materiały wolne od wad, poprawnie wykonane, niezawodną pracę urządzeń na okres określony w złożonej ofercie.

1. Zamawiający wymaga udzielenia gwarancji na okres minimum 24 miesiące plus 30 dni liczone:
a) W zakresie Wdrożenia od daty podpisania przez Zamawiającego ostatniego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu (dalej: „Okres Gwarancji”) i będzie udzielona Zamawiającemu na zasadach opisanych w Umowie;
b) W zakresie Opieki Powdrożeniowej od daty podpisania przez Zamawiającego każdorazowego Protokołu Odbioru Realizacji Opieki Powdrożeniowej (dalej: „Okres Gwarancji”) i będzie udzielona Zamawiającemu na zasadach opisanych w Umowie.
Opieka Powdrożeniowa obejmie również zlecone przez Zamawiającego modyfikację i rozszerzenia i jest liczony zgodnie z pkt.1 ppkt.b) 
III. PODWYKONASTWO, KONSORCJUM.
Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców w realizacji zamówienia.
Przez Podwykonawców należy rozumieć, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność prawną, która zawarła z Oferentem, umowę o podwykonawstwo na wykonanie części prac objętych Przedmiotu Zamówienia; Za podwykonawców nie uznaje się osób fizycznych świadczących dla Usługodawcy na zasadzie stałej współpracy usługi na podstawie tzw. umowy cywilno-prawnej.
Oferent nie może powierzyć podwykonawcom całości realizacji Przedmiotu Zamówienia.
Oferent jest zobowiązany do wskazania w swojej ofercie Podwykonawców poprzez wypełnienie Załącznika nr 9 (Lista Podwykonawców), wraz z dokumentami uprawniającymi Podwykonawcę do realizacji danego zakresu prac jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ponadto Oferent określi, jaki zakres prac zostanie zlecony do realizacji przez podwykonawców w zakresie każdego Etapu.
Oferent odpowiada za działania lub zaniechania Podwykonawców, ich przedstawicieli lub pracowników jak za własne działania lub zaniechania.

Konsorcjum. Udział w postępowaniu Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający dopuszcza wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia.
Dopuszcza się wspólne ubieganie się Oferentów o udzielenie zamówienia w formie konsorcjum. W przypadku konsorcjum należy do oferty dołączyć Umowę zawierającą, co najmniej:
1. oznaczenie stron,
2. oznaczenie celu gospodarczego, dla którego umowa została zawarta,
3. oznaczony czas trwania Umowy (co najmniej czas realizacji zamówienia, niedopuszczalne jest załączanie Umowy przedwstępnej ani zawartej pod warunkiem wygrania przetargu),
4. określenie zakresu działania poszczególnych stron Umowy,
5. potwierdzenie solidarnej odpowiedzialności członków konsorcjum wobec Zamawiającego,
6. sposób ustania konsorcjum.

Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni łącznie spełniać warunki niniejszej specyfikacji.

IV. CENA OFERTY.

W ofercie należy podać cenę wykonania całości przedmiotu zamówienia oraz ceny cząstkowe za wyszczególnione pozycje w formularzu cenowym. Oferowane ceny netto należy określić w polskich złotych.
Do wyżej wymienionych cen netto zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto i brutto, cyfrowo i słownie.
Przedstawiona w ofercie cena całkowita usługi netto będzie ceną licytowaną podczas etapu negocjacji, w formie aukcji elektronicznej na Platformie Zakupowej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne.

Do oferty należy dołączyć podpisany Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1 do SIWZ, Formularz Cenowy – Załącznik nr 2 do SIWZ i na Platformie Zakupowej umieścić podpisaną elektronicznie ważnym podpisem kwalifikowanym ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami.

Zgodnie z SIWZ