II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: „ Dostarczenie licencji wraz z wdrożeniem systemu SAP Business One wraz z migracją danych i szkoleniami użytkowników dla spółki Grupa Azoty „Zakłady Fosforowe Gdańsk” Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku oraz opiekę powdrożeniową.”
Prace mają obejmować implementację procesów wyszczególnionych w Załączniku nr 3 do SIWZ wraz z integracją z wskazanymi systemami. Integracja powinna obejmować realizację interfejsów w oparciu o centralną szynę danych PO i BizTalk zgodnie z wymaganiami wyszczególnionymi w opisanym zakresie integracji.
Zamawiający przewiduje migrację danych z systemu klasy ERP firmy IFS (dalej Systemu IFS) wersji 2003 określoną w pkt. 2 w Załączniku nr 3 do SIWZ.
Zamawiający oczekuje podania ceny wdrożenia obejmującej prace analityczne i wdrożeniowe wraz z dostarczeniem niezbędnych licencji i szkoleń Użytkownika wraz z dokumentacją.
2. Zadanie dostarczenia licencji wraz z wdrożeniem systemu SAP Business One wraz z migracją danych i szkoleniami użytkowników będzie podzielone na 3 etapy oraz opieką powdrożeniową:

a) WDROŻENIE:
ETAP 1 - przygotowanie przez Wykonawcę Koncepcji Biznesowej na potrzeby realizacji Projektu, w szczególności:
• aktualizacja przebiegów procesów biznesowych,
• szczegółowy opis danych wymaganych i przetwarzanych w implementowanych procesach,
• szczegółowe warunki realizacji poszczególnych funkcjonalności Systemu,
• projekty potencjalnych zmian i uzupełnień do standardu Systemu SAP Business One,
• opracowanie koncepcji ról i uprawnień,
• wykonanie projektu oraz opisu interfejsów koniecznych do integracji systemu SAP Business One z innymi systemami zewnętrznymi
• opis sposobu realizacji i implementacji poszczególnych zadań wdrożeniowych,
• wykonanie Koncepcji Biznesowej migracji danych z Sytemu IFS,
• przygotowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia,
• dostarczenie wymaganych licencji SAP Business One dla Użytkowników w Grupie Fosfory w liczbie 75 sztuk (25 sztuk licencji profesjonalnych, 50 sztuk licencji podstawowych).

ETAP 2 - Wdrożenie w testowym środowisku obejmujące w szczególności:
• wdrożenie rozwiązań zdefiniowanych w opracowanej przez Wykonawcę w Etapie I Koncepcji Biznesowej w środowisku testowym Zamawiającego, oraz przeprowadzenie wymaganych testów,
• wdrożenie ról i uprawnień dla użytkowników w matrycy SoD,
• przygotowanie scenariuszy testowych,
• budowa koniecznych interfejsów z systemami zewnętrznymi, przy współpracy ze wskazanym przez Zamawiającego zespołem IT.
• migracja danych z Systemu IFS zgodnie z Załącznikiem nr 3.

ETAP 3 – Uruchomienie produkcyjne wraz ze szkoleniami:
• uruchomienie systemu SAP Business One wraz z przeniesieniem opracowanych rozwiązań na środowisko preprodukcyjne i produkcyjne,
• szkolenia kluczowych użytkowników oraz zespołu wspierającego SAP Business One wraz z przygotowaniem instrukcji dla użytkowników,
• wykonanie pełnej dokumentacji wdrożenia wraz z technicznymi opisami zmian niezbędnych do przekazania po wdrożeniu dla wsparcia Zamawiającego,
• odbiór rozwiązania z przekazaniem pełnej dokumentacji z uruchomionym produkcyjnie system SAP Business One

b) Opieka powdrożeniowa w okresie minimum 6 miesięcy wraz z przekazaniem dokumentacji.

Dodatkowe informacje:
1. Zamawiający wymaga od Oferenta udzielenia 24 miesięcznej gwarancji na wykonaną usługę plus 30 dni.
2. Zamawiający wymaga od Oferenta przynajmniej 2 referencji z wdrożeń systemu SAP Business One w okresie ostatnich 5 lat.

Dla realizacji projektu przyjęto założenia wymienione w Załączniku 3 do SIWZ – Szczegółowy Zakres Przedmiotu Umowy.

Obecnie w Spółce Grupa Azoty „FOSFORY” Sp. z o.o. wykorzystywany jest System IFS wersja 2003.
3. Zakres przedmiotu zamówienia:

ZAKRES DZIAŁAŃ DLA ZAMÓWIENIA, KTÓRE MUSZĄ ZOSTAĆ WYKONANE W RAMACH PROJEKTU:
Tabela 1
Działanie Produkt cząstkowy
Etap 1 - przygotowanie przez Wykonawcę Koncepcji Biznesowej na potrzeby realizacji Projektu
• aktualizacja przebiegów procesów biznesowych, • opracowany dokument Koncepcji Biznesowej zawierający opis przebiegu procesów biznesowych zgodny z notacją BPMN 2.0., wg. wzorów dokumentów opracowanych w Grupie Azoty S.A.
• szczegółowy opis danych wymaganych i przetwarzanych w implementowanych procesach, • szczegółowy projekt realizacji danego procesu biznesowego w Systemie SAP Business One ze wskazaniem warunków realizacji poszczególnych kroków procesów oraz wymaganym zakresem informacyjnym
• szczegółowe warunki realizacji poszczególnych funkcjonalności Systemu
• projekty potencjalnych zmian i uzupełnień do standardu Systemu SAP Business One • szczegółowy opis projektu zmiany w stosunku do standardu systemu SAP Business One
• opracowanie koncepcji ról i uprawnień, • opracowane dokumenty z opisem ról i uprawnień
• wykonanie projektu oraz opisu interfejsów koniecznych do integracji systemu SAP Business One z innymi systemami zewnętrznymi, • opracowany projekt integracji wraz z opisem interfejsów z systemami zewnętrznymi wg wzoru dokumentów opracowanych w Grupie Azoty S.A.
• opis sposobu realizacji i implementacji poszczególnych zadań wdrożeniowych, • opracowany dokument opisjący cały plan wdrożenia uwzględniający wdrożenie wszystkich zidentyfikowanych w zakresie procesów, kanałów integracyjnych i danych wymagających migracji;
• wykonanie Koncepcji biznesowej migracji danych z Sytemu IFS (systemu klasy ERP firmy IFS) • opracowany projekt migracji obejmujący zakres koniecznych danych do migracji, warunki realizacji migracji oraz opis procedur kontrolnych
• przygotowanie szczegółowego harmonogramu wdrożenia. • uzgodniony harmonogram prac ze szczegółowością poszczególnych zadań i punktów kontrolnych nie rzadszych niż dwa tygodnie
• dostarczenie wymaganych licencji dla Użytkowników w Grupie Fosfory w liczbie 75 (25 sztuk licencji profesjonalnych, 50 sztuk licencji podstawowych) • dostarczone licencje SAP Business One wraz z niezbędnymi danymi potrzebnymi do logowania się Użytkowników w liczbie 75 (25 sztuk licencji profesjonalnych, 50 sztuk licencji podstawowych)
• Odbiór Produktów cząstkowych • Odebrane Produkty cząstkowe Etapu I wraz z podpisanym bez zastrzeżeń Protokołem Odbioru Realizacji Etapu I
Etap 2 - Wdrożenie w testowym środowisku obejmujące:
• wdrożenie rozwiązań zdefiniowanych w opracowanej przez Wykonawcę w Etapie I Koncepcji Biznesowej w środowisku testowym Zamawiającego, oraz przeprowadzenie wymaganych testów • działający system SAP Business One na środowisku testowym zgodnie z opracowaną Koncepcją Biznesową
• potwierdzone przez Zamawiającego dokumenty z zaplanowanych wcześniej i przeprowadzonych testów
• wdrożenie ról i uprawnień dla użytkowników w matrycy SoD, • zdefiniowany katalog ról i uprawnień do systemu SAP Business One zgodnie z matrycą SoD w postaci dokumentu Excel
• przygotowanie scenariuszy testowych, • opracowane scenariuszy testowych dla testów funkcjonalnych, integracyjnych i wydajnościowych
• budowa koniecznych interfejsów z systemami zewnętrznymi, przy współpracy ze wskazanym przez Zamawiającego zespołem IT. • poprawnie działające interfejsy z systemami zewnętrznymi
• migracja danych z Systemu IFS zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Umowy. (Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przygotował w współpracy merytorycznej z Zamawiającym ekstraktory danych i wykonał samodzielnie Transformację i Ładowanie danych. Współpraca formalna ze stroną IFS oraz pozyskiwanie informacji merytorycznych z systemu IFS jest po stronie Zamawiającego.) • poprawnie zmigrowane dane z Systemu IFS do Systemu SAP Business One
• Odbiór Produktów cząstkowych • Odebrane Produkty cząstkowe Etapu II wraz z podpisanym bez zastrzeżeń Protokołem Odbioru Realizacji Etapu II
Etap 3 - Uruchomienie produkcyjne wraz ze szkoleniami:
• uruchomienie systemu SAP Business One wraz z przeniesieniem opracowanych rozwiązań na środowisko preprodukcyjne i produkcyjne • działający system SAP Business One na środowisku preprodukcyjnym i produkcyjnym zgodnie z opracowaną koncepcją Biznesową
• szkolenia kluczowych użytkowników oraz zespołu wspierającego SAP Business One wraz z przygotowaniem instrukcji dla użytkowników, • przeprowadzone szkolenia poparte listą obecności i ankietami pre- i post-test, opracowane Instrukcje użytkownika na wzorach obowiązujących w Grupie Azoty S.A.
• wykonanie pełnej dokumentacji wdrożenia wraz z technicznymi opisami ewentualnych zmian niezbędnych do przekazania po wdrożeniu dla wsparcia Zamawiającego, • opracowana techniczna dokumentacja powdrożeniowa wraz z instrukcjami technicznymi
• odbiór rozwiązania z przekazaniem pełnej dokumentacji z uruchomionym produkcyjnie system SAP Business One. • podpisany Protokół Odbioru Etapu III bez zastrzeżeń przez Zamawiającego oraz zaakceptowany Raport Końcowy Realizacji Wdrożenia
Opieka powdrożeniowa
• opieka powdrożeniowa w okresie 6 miesięcy wraz z przekazaniem dokumentacji • opieka techniczna w okresie 6 miesięcy od dnia podpisania bez zastrzeżeń przez Zamawiającego ostatniego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu oraz akceptacji Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia. Opieka powdrożeniowa polegająca na bezpośredniej lub zdalnej asyście 4 konsultantów Wykonawcy w obszarach: Księgowość, Produkcja, Sprzedaż, Zakupy i Logistyka w wymiarze 8 osobodni w każdym miesiącu oraz zabezpieczeniu dodatkowego wsparcia zdalnego w razie konieczności.
Działania realizowane w ramach wszystkich etapów
• Zarządzanie projektem. • notatki ze spotkań, nagrania ze spotkań, szczegółowe harmonogramy w trybie dwu tygodniowym oraz procedura aktualizacji harmonogramu, zasady zarządzania i organizacji Projektu, plan komunikacji, rejestr ryzyk, rejestr zagadnień projektowych, szablony dokumentów dla Produktów Cząstkowych, analizy ryzyka w trybie dwutygodniowym, oraz pozostałe dokumenty projektowe wynikające z zakresu prac.
• Przygotowanie i aktualizacja dokumentacji wdrożenia oraz instrukcji użytkownika. • dokumentacja techniczna i instrukcje użytkownika wg wzoru opracowanego przez GA
• Przekazanie wiedzy oraz przeprowadzenie szkoleń dla zespołu wspierającego SAP Business One • listy obecności, pre i post testy dla uczestników szkolenia

Wszystkie wymienione wyżej produkty cząstkowe wykonane i dostarczone w ramach Etapów od 1 do 3 muszą zostać zaakceptowane przez Zamawiającego w postaci każdorazowo podpisanego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu oraz Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia.
Opieka Powdrożeniowa będzie trwała przez okres 6 (sześciu) miesięcy liczony od dnia zakończenia Wdrożenia na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia. Każdorazowo na podstawie przygotowanego przez Wykonawcę Raportu Miesięcznego Opieki Powdrożeniowej, będzie wystawiony Protokół Odbioru Opieki Powdrożeniowej zawierający informacje o rzeczywistych osobodniach świadczenia Opieki Powdrożeniowej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, na którego podstawie będzie wystawiana faktura miesięczna.
Szczegółowy zakres zamówienia określono w załączonej dokumentacji technicznej – załącznik nr 3 do SIWZ.
Dokumentacja techniczna załącznik nr 3 oraz wzór umowy załącznik nr 11 – wersja elektroniczna dokumentów zostanie udostępniona Oferentowi po przesłaniu na adres         biuro.przetargow@grupaazoty.com Oświadczenia o zachowaniu poufności- według wzoru stanowiącego Załącznik 10 do SIWZ podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowana Oferenta elektronicznie przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego.

4. Warunki techniczne, jakim powinien odpowiadać przedmiot zamówienia.

Zamawiający określa konieczność bieżącej pracy z Systemem IFS oraz systemami satelitarnymi. W ramach organizacji prac Zamawiający, we współpracy z Wykonawcą, wskaże osoby odpowiedzialne za weryfikację każdego produktu cząstkowego/ wyników prac. Zamawiający wymaga, aby odbiór każdego produktu/ wyniku prac został zaakceptowany przez kierownika projektu Zamawiającego. Tylko tak zaakceptowany produkt cząstkowy/ wynik prac będzie oznaczał zakończenie prac nad produktem/ wynikiem prac. Warunkiem koniecznym do odbioru projektu wdrożenia będzie podpisane przez Zamawiającego bezusterkowo Protokoły Odbioru Realizacji Etapów, a w przypadku Opieki Powdrożeniowej - Protokół Realizacji Opieki Powdrożeniowej w danym miesiącu.

5. Harmonogram zadania:
Zamawiający wymaga, aby harmonogram uwzględniał terminy rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz odbioru produktów cząstkowych w ramach poszczególnych Etapów.
Wybrany Wykonawca, w terminie do 2 tygodni od daty podpisania Umowy, tj. podczas realizacji Etapu I, przedstawi pełny plan i harmonogram projektu z podziałem na poszczególne Etapy, z uwzględnieniem terminów zakończenia prac dla poszczególnych produktów.
Jednocześnie Zamawiający wymaga, aby Oferent przygotowywał co tydzień sprawozdanie z przebiegu realizacji prac, a w razie konieczności aktualizację operacyjnego planu pracy na kolejne tygodnie.


6. Termin /-ny realizacji przedmiotu zamówienia:
Zamawiający określa maksymalne terminy realizacji projektu:
I. Wdrożenie:
• Etap 1: do 3 miesięcy od dnia podpisania Umowy,
• Etap 2: do 6 miesięcy od dnia podpisania Umowy,
• Etap 3: do 8 miesięcy od dnia podpisania Umowy.
II. Opieka powdrożeniowa:
• Opieka powdrożeniowa w okresie 6 miesięcy rozpoczyna się z dniem zatwierdzenia przez Zamawiającego Protokół Odbioru III Etapu oraz zaakceptowania Raportu Końcowego Realizacji Wdrożenia. Opieka powdrożeniowa będzie realizowana na zasadach opisanych w § 4 Wzoru Umowy stanowiącego Załącznik nr 11 do SIWZ. 

7. Warunki gwarancji

Oferent udzieli gwarancji na przedmiot zamówienia, w tym na materiały wolne od wad, poprawnie wykonane, niezawodną pracę urządzeń na okres określony w złożonej ofercie.
1. Zamawiający wymaga udzielenia gwarancji na okres minimum 24 miesiące plus 30 dni liczone:
a) W zakresie Wdrożenia od daty podpisania przez Zamawiającego ostatniego Protokołu Odbioru Realizacji Etapu (dalej: „Okres Gwarancji”) i będzie udzielona Zamawiającemu na zasadach opisanych w Umowie;
b) W zakresie Opieki Powdrożeniowej od daty podpisania przez Zamawiającego każdorazowego Protokołu Odbioru Realizacji Opieki Powdrożeniowej (dalej: „Okres Gwarancji”) i będzie udzielona Zamawiającemu na zasadach opisanych w Umowie.

Opieka Powdrożeniowa obejmie również zlecone przez Zamawiającego modyfikację i rozszerzenia i jest liczona zgodnie z pkt.1 ppkt.b) 
III. PODWYKONASTWO, KONSORCJUM.
Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców w realizacji zamówienia.
Przez Podwykonawców należy rozumieć, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność prawną, która zawarła z Oferentem, umowę o podwykonawstwo na wykonanie części prac objętych Przedmiotu Zamówienia.
Za podwykonawców nie uznaje się osób fizycznych świadczących dla Usługodawcy na zasadzie stałej współpracy usługi na podstawie tzw. umowy cywilno-prawnej.
Oferent nie może powierzyć podwykonawcom całości realizacji Przedmiotu Zamówienia.
Oferent jest zobowiązany do wskazania w swojej ofercie Podwykonawców poprzez wypełnienie Załącznika nr 9 (Lista Podwykonawców), wraz z dokumentami uprawniającymi Podwykonawcę do realizacji danego zakresu prac jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Ponadto Oferent określi, jaki zakres prac zostanie zlecony do realizacji przez podwykonawców w zakresie każdego Etapu.
Oferent odpowiada za działania lub zaniechania Podwykonawców, ich przedstawicieli lub pracowników jak za własne działania lub zaniechania.

Konsorcjum. Udział w postępowaniu Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający dopuszcza wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia.
Dopuszcza się wspólne ubieganie się Oferentów o udzielenie zamówienia w formie konsorcjum. W przypadku konsorcjum należy do oferty dołączyć Umowę zawierającą, co najmniej:
1. oznaczenie stron,
2. oznaczenie celu gospodarczego, dla którego umowa została zawarta,
3. oznaczony czas trwania Umowy (co najmniej czas realizacji zamówienia, niedopuszczalne jest załączanie Umowy przedwstępnej ani zawartej pod warunkiem wygrania przetargu),
4. określenie zakresu działania poszczególnych stron Umowy,
5. potwierdzenie solidarnej odpowiedzialności członków konsorcjum wobec Zamawiającego,
6. sposób ustania konsorcjum.

Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni łącznie spełniać warunki niniejszej specyfikacji.

IV. CENA OFERTY.

W ofercie należy podać cenę wykonania całości przedmiotu zamówienia oraz ceny cząstkowe za wyszczególnione pozycje w formularzu cenowym. Oferowane ceny netto należy określić w polskich złotych.
Do wyżej wymienionych cen netto zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto i brutto, cyfrowo i słownie.
Przedstawiona w ofercie cena całkowita usługi netto będzie ceną licytowaną podczas etapu negocjacji, w formie aukcji elektronicznej na Platformie Zakupowej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne.

Do oferty należy dołączyć podpisany Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1 do SIWZ, Formularz Cenowy – Załącznik nr 2 do SIWZ i na Platformie Zakupowej umieścić podpisaną elektronicznie ważnym podpisem kwalifikowanym ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami.

Zgodnie z SIWZ