Pytania do przetargu:

1. Czy wyrazicie Państwo zgodę na przesunięcie terminu składania ofert na dzień 05.05.2023, niestety ze względów urlopowych nie jesteśmy wstanie przygotować dla Państwa rzetelnej oferty spełniającej wszystkie wymogi SIWZ, duża cześć naszego zespołu SAP a dodatkowa Zarządu przebywa w tym tygodniu na urlopie. Przesunięcie terminu pozwoli nam przygotować w pełni wartościową ofertę a Państwu pozwoli na zwiększenie konkurencyjności składanych ofert.

Ad 1 - Zamawiający przedłuża termin składania ofert do 08.05.2023 r do godz.10.00.


2. Czy Zamawiający może wyjaśnić z jakiego powodu jest rozbieżność pomiędzy wymaganymi rolami punk II SWZ a Załącznikiem „Formularz cenowy”. Czy oferenci mają się wykazać minimum 10 konsultantami / programistami szczegółowo opisanymi w pkt. II SWZ a dodatkowo wycenić prace konsultantów / programistów wymienionych w formularzu cenowym? Nie wszystkie role z SWZ pokrywają się z „formularzem cenowym”.


Ad 2 – Zakres kompetencji konsultantów w Tabeli nr 1 jest potencjalnym zakresem możliwym do obsługi w okresie obowiązywania Umowy. Zakres obowiązkowy dla Oferenta w zakresie posiadanych kompetencji konsultantów jest opisany w pkt 6 SIWZ „Personel Oferenta” w postaci zapisu: „..Zamawiający uzna za spełniony warunek dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, jeżeli Oferent wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował w chwili podpisania Umowy, co najmniej 10 (dziesięcioma) różnymi osobami dedykowanymi do realizacji przedmiotu zamówienia. Wykaz wymaganych osób odzwierciedla poniżej zamieszczona Tabela nr 2…” – tak więc wykaz konsultantów w Tabeli nr 2 jest kluczowy z uwagi na złożenie ważnej Oferty. Tabela cenowa jest materiałem pomocniczym służącym do przyszłych rozliczeń z Oferentem (jeżeli Jego oferta zostanie przyjęta i podpisana zostanie Umowa) i jest kluczowa z punktu widzenia oceny Oferty.

3. Czy wyrazicie Państwo zgodę na dodatkowe przesunięcie terminu składania ofert na dzień 12.05.2023 ?

Ad 3 - Zamawiający przedłuża termin składania ofert do 12.05.2023 r do godz.10.00.

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA.

1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja zadania pn.: „Umowa ramowa na świadczenie usług wsparcia, rozwoju i integracji dla kluczowych aplikacji biznesowych działających w Spółkach Grupy Kapitałowej Grupa Azoty”

2. Zakres przedmiotu zamówienia:


Przedmiotem zamówienia jest realizacja na zlecenie Zamawiającego na określonych w Umowie usług wsparcia, rozwoju i integracji (przy wykorzystaniu narzędzia BizTalk) w zakresie kluczowych aplikacji biznesowych działających w Spółkach Grupy Kapitałowej Grupa Azoty, w ścisłej współpracy z Zamawiającym.
Zakres Aplikacji Biznesowych objętych potencjalnymi usługami:
Tabela nr 1 – wykaz aplikacji biznesowych
Lp. Nazwa aplikacji /ew. modułu Producent Wersja systemu Skrócony opis
1 SAP ECC 6.0 FI (Finanse i księgowość) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł finansowo księgowy systemu SAP.
2 SAP ECC 6.0 FIAA (Środki trwałe) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi środków trwałych.
3 SAP ECC 6.0 CO (Controlling) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł controllingowy systemu SAP.
4 SAP ECC 6.0 SD (Sprzedaż i dystrybucja) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi sprzedaży i dystrybucji.
5 SAP ECC 6.0 LETRA (Transport) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi procesu transportu wychodzącego i przychodzącego.
6 SAP ECC 6.0 MM (Gospodarka materiałowa) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do prowadzenia gospodarki materiałowej.
7 SAP ECC 6.0 PP (Planowanie Produkcji) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi inwestycji i projektów.
8 SAP ECC 6.0 QM (Kontrola jakości) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi kontroli jakości.
9 SAP ECC 6.0 PM (Gospodarka remontowa) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi gospodarki remontowej i utrzymania ruchu (CMMS).
10 SAP ECC 6.0 IM/PS (Inwestycje i projekty) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi inwestycji i projektów.
11 SAP ECC 6.0 HR (Kadry i płace) SAP AG EHP 7 (on HANA) Moduł systemu SAP do obsługi kadr i płac. Wykorzystywany w 4 zakładach produkcyjnych i 5 spółkach usługowych.


SAP BW (Hurtownia danych) SAP AG EHP 7 (on HANA) Hurtowania danych SAP wykorzystywana do raportowania (krytyczna podczas raportowania miesięcznego)
12

13 SAP BPC (Planowanie i konsolidacja) SAP AG EHP 7 (on HANA) System wspomagający proces konsolidacji finansowej na potrzeby giełdowe
14 BASIS dla SAP on HANA SAP AG EHP 7 (on HANA) Zadania w ramach utrzymania technicznego platformy SAP
15 ABAP dla SAP on HANA SAP AG EHP 7 (on HANA) Zadania programistyczne dla rozwoju platformy SAP
16 BizTalk – integracja rozwiązań MS Platforma Integracyjna
17 Inne Zamawiający dopuszcza zamówienia usług na rzecz innych, nie wskazanych w niniejszej tabeli aplikacji biznesowych wg obowiązujących stawek i warunków realizacji Zamówień. Z uwagi na brak jednoznacznego wskazania tych aplikacji przyszły Zleceniobiorca będzie miał prawo odmówić realizacji usług w przypadku braku odpowiednich kompetencji w swoim zespole lub w przypadku braku zgody Zleceniobiorcy na zastosowanie ustalenie wcześniej stawek za jeden osobodzień pracy konsultanta.

Kluczowe definicje określające zakres Umowy:
Aplikacje Biznesowe - Oprogramowanie i Aplikacje (w tym Oprogramowanie firmy SAP AG (Niemcy), z którego Zamawiający / Zleceniodawca korzysta na podstawie umowy licencyjnej) oraz pozostałe rozwiązania informatyczne działające w środowisku technicznym Zamawiającego i wskazane w wykazie powyżej (Zakres Aplikacji Biznesowych objętych usługami – Tabela nr 1).
Czas Reakcji - Czas między zgłoszeniem potrzeby realizacji usługi (w tym problemu, awarii) przez Zleceniodawcę a rozpoczęciem świadczenia usługi przez Zleceniobiorcę czyli jest to czas od chwili zarejestrowania zgłoszenia do czasu określenia proponowanych parametrów realizacji zgłoszenia potwierdzonych w Zamówieniu przesłanym przez Zamawiającego / Zleceniodawcę (ilość osobodni w ramach poszczególnych poziomów kompetencyjnych, czasu rozpoczęcia prac oraz terminu końcowego realizacji). Na potrzeby Czasu Reakcji, Zamawiający określa godziny pracy w dni robocze od 8:00 do 16:00
Czas Realizacji - Czas realizacji zleconej przez Zamawiającego usługi określony poprzez poziom kompetencji pracownika/pracowników Zleceniobiorcy (znajdujący się na wykazie dostępnych poziomów kompetencji pracowników Zleceniobiorcy) i czasu osobodni przewidzianych na realizację usługi w ramach każdego poziomu z podaniem daty granicznej wykonania usługi (określony w Zamówieniu przesłanym przez Zleceniodawcę do Zleceniobiorcy).
Zamówienie- Formalny dokument będący częścią Umowy ramowej, określający wszystkie parametry świadczenia usługi i stanowiący formalne zamówienie usługi przez Zamawiającego u Zleceniobiorcy. Zamówienie wraz z podpisanym protokołem odbioru stanowi podstawę rozliczenia umownego danej usługi.

II.1. – Ogólny zakres Zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zawarcie Umowy ramowej z Wykonawcą (Wykonawcami). Umowa ramowa zawierać będzie wykaz i opis wszystkich podstawowych parametrów związanych z świadczeniem usług dla Zamawiającego w zakresie Aplikacji Biznesowych – to znaczy:
• Wykaz dostępnych, kompetentnych i samodzielnych pracowników Zleceniobiorcy
• Określenie stawki za jeden osobodzień pracy (8 h) w polskich złotych netto
• Określenie Czasu Reakcji na zgłoszenie Zleceniodawcy
• Określenie potencjału dostępnego personelu Zleceniobiorcy
• Warunki finansowe i terminowe realizacji uzgodnionego Zamówienia

II.2. – Szczegółowy zakres Zamówienia wg zagadnień ogólnych wyszczególnionych w pkt II.1
Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług w trybie „na żądanie” to znaczy na zlecenie Zamawiającego na wcześniej określonych warunkach umownych w zakresie usług wsparcia, rozwoju i integracji (przy wykorzystaniu narzędzia BizTalk) w zakresie kluczowych aplikacji biznesowych wskazanych w Tabeli nr 1 działających w Spółkach Grupy Azoty, w ścisłej współpracy z zespołem kompetencyjnym Wykonawcy kiedy to wewnętrzny zespół Zamawiającego nie będzie mógł zrealizować zleconego mu zadania (awarii, utrzymania lub rozwoju) lub bieżące obowiązki zespołu Zamawiającego przekroczą ich możliwości realizacyjne.
Zamawiającego zastrzega sobie możliwość wybrania dwóch Wykonawców, wśród Oferentów którzy złożą najkorzystniejsze oferty dla Zamawiającego – to znaczy zaproponują najkorzystniejsze warunki współpracy i podpisania umowy ramowej, określającej parametry współpracy wg kryteriów oceny wskazanych w dalszej części SIWZ.
Procedura współpracy w przypadku konieczności skorzystania z kompetencji członków zespołu Wykonawcy w ramach zawartej umowy przedstawiać się będzie w następujący sposób:
Zamawiający wysyła do obu wybranych Wykonawców zgłoszenie potrzeby realizacji usługi – zgłoszenie opisane zostanie następującymi parametrami:
• Szczegółowy opis przedmiotu zgłoszenia, pozwalający na określenie koniecznych środków i kompetencji do jego realizacji – Zamawiający opisze oczekiwany cel jaki chce osiągnąć poprzez realizację przedmiotu zgłoszenia oraz potrzebę biznesową, z której to zgłoszenie wynika, a także wskaże obszar w jakim realizacja ma przebiegać (aplikacja biznesowa i/lub moduł systemu SAP) – w przypadku braku możliwości precyzyjnego określenia zakresu zadania Zamawiający dopuszcza także uzgodnienie realizacji pracy na zasadach „time&material”,
• Propozycję rozwiązania biznesowego zmiany lub rozwoju aplikacji lub modułu
z podaniem merytorycznej osoby kontaktowej. Samo przygotowanie propozycji rozwiązania biznesowego może także stanowić osobne zadanie do realizacji dla Wykonawcy.
• Wskaże opiekuna zlecenia z ramienia IT Zamawiającego – będzie to podstawowy kanał kontaktowy pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.

Wybrani Wykonawcy mają obowiązek w ramach ustalonego w umowie ramowej Czasu Reakcji określić i zwrotnie przesłać do Zamawiającego:
• Proponowany Czas Realizacji danego zadania (termin kalendarzowy),
• Ilość osobodni koniecznych do realizacji zadania w poszczególnych obszarach biznesowych wskazanych w Tabeli nr 1,
• Inne istotne warunki realizacji zadania (w razie potrzeby).

Po przedstawieniu przez Wykonawców, Zamawiającemu swoich ofert, które określą szczegółowo Czas Realizacji i Ilość osobodni realizacji w zakresie poszczególnych obszarów biznesowych – Zamawiający podejmie decyzje czy będzie realizował zlecenie i z którym Wykonawcą . W takim przypadku Zamawiający prześle do wybranego Wykonawcy Zamówienie na realizację zadania, które będzie obejmować:
• Opis merytoryczny zadania
• Czas Realizacji zadania
• Wartość Zamówienia – wynikać ona będzie z iloczynu osobogodzin / osobodni wskazanej w umowie ramowej, podpisanej z wybranym Wykonawcą w poszczególnych obszarach merytorycznych wskazanych w Tabeli nr 1
• Osoby kontaktowe – ze strony obszaru biznesowego (kontakt merytoryczny) i ze strony obszaru IT (osoba odpowiedzialna za komunikacje i prowadzenie całości zadania)

II.3. Wymagania i założenia dodatkowe
Wymagania funkcjonalne:
Jako wymagania funkcjonalne, Zamawiający określa konieczność pracy zespołów wg obowiązujących procedur wewnętrznych postępowania (plan komunikacji, procedura zarządzania zmianą, procedura zarządzania problemem / incydentem). Zamawiający wymaga także przygotowywania przez Wykonawcę szczegółowych dokumentacji z realizowanych zadań – to znaczy:
• Projektów technicznych i biznesowych dla zadań rozwojowych i prowadzonych zmian
• Dokumentacji technicznych dla realizowanych działań serwisowych i naprawczych
• Raportów miesięcznych z realizacji zadań, obejmujących uproszczony opis zgłoszenia wraz z opisem wykonanych zadań, wykaz zaangażowanych osób, czas realizacji i koszt realizacji.

Dodatkowym wymaganiem jest opracowywanie przez Wykonawcę zakresów tematów na wszystkie spotkania operacyjne, przygotowywania notatek ze spotkań i bieżącego tworzenia i weryfikowania produktów będących przedmiotem Zamówień, jeżeli wymaga tego realizacja danego zlecenie (działania projektowe w ramach zleceń).


3. Warunki techniczne, jakim powinien odpowiadać przedmiot zamówienia.

Jako wymaganie techniczne, Zamawiający określa realizację komunikacji z wykorzystaniem maili oraz środków komunikacji medialnej – MS TEAMS.
W ramach wymagań technicznych w stosunku do pracy zespołów, Zamawiający określa, że Oferent musi uwzględnić w ofercie w ramach stawek konsultantów, możliwość przeprowadzenia spotkań operacyjnych w trybie on-line w ramach prowadzonych prac, mających na celu uzgodnienie ostatecznego zakresu realizacji danego Zamówienia. Prace takie w postaci czasu zaangażowania konsultantów Wykonawcy będą uwzględnione w wycenie danego zlecenia. Zamawiający podkreśla, że podstawowym narzędziem współpracy będzie mail, telefon, MS TEAMS oraz dostęp zdalny dla Konsultantów Wykonawcy do zasobów Zamawiającego poprzez połączenie VPN.

Wymagania dla Oferenta dotyczące realizacji zamówienia:

Wsparcie po starcie produktywnym
Dla zadań stanowiących Zmianę Rozwojową w danym module SAP lub w zakresie szyny integracyjnej, Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapewni wsparcie merytoryczne w pierwszym okresie od uruchomienia produkcyjnego. Fakt konieczności świadczenia wsparcia po stronie Wykonawcy będzie każdorazowo określany (wg potrzeb) przez Zamawiającego w ramach najpierw zapytania ofertowego na dane zlecenie i później wskazana zostanie taka potrzeba w Zamówieniu stanowiącym podstawę realizacji.
Zmiana Rozwojowa – to dla Zamawiającego Zamówienie w wyniku realizacji którego w obecnym środowisku informatycznym modułów SAP, nastąpi zmiana sposobu obsługi lub wykorzystania danej aplikacji biznesowej przez użytkowników końcowych. Zamówienie takie wymaga zmiany instrukcji stanowiskowych lub zmiany organizacji pracy, a kwalifikacja zmiany realizowana będzie każdorazowo w ramach uzgadniania kosztów Zamówienia pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.


4. Harmonogram zadania:
Harmonogram realizacji dla danego Zamówienia związany jest ściśle z Czasem Reakcji i Czasem Realizacji. Zamawiający wymaga, aby Czas Reakcji na zgłoszenie Zamawiającego przez Wykonawcę, nie był dłuższy niż dwa dni robocze – to znaczy, że dla:
Awarii zgłoszonych w pierwszym dniu roboczym w godzinach od 8:00 do 16:00, Oferent przedstawi warunki i plan działania nie później niż na drugi dzień roboczy do godziny 16:00.

Usług (w tym prac rozwojowych lub wsparcia) zgłoszonego w pierwszym dniu roboczym w godzinach od 8:00
do 16:00, Oferent przedstawi warunki i plan działania nie później niż na trzeci dzień roboczy do godziny 16:00.

Harmonogram realizacji usługi wynikać będzie każdorazowo z podpisanego przez Zamawiającego Zamówienia.

5. Termin /-ny realizacji przedmiotu zamówienia:
Umowa ramowa będzie obowiązywała od daty jej podpisania przez okres kolejnych 12 miesięcy.
Termin obowiązywania Umowy może zostać przedłużony zgodnie z warunkami określonymi w Załączniki nr 9
do SIWZ – Wzór Umowy.

6. Warunki gwarancji

Oferent gwarantuje Zamawiającemu zgodność ze stanem faktycznym zapisów w dokumentach i produktach
oraz poprawność formalno-prawną zapisów w produktach będących przedmiotem poszczególnych Zamówień,
a zrealizowanych w czasie trwania Umowy. Okres gwarancji na wykonane usługi i dostarczone w ramach usług produkty rozpoczyna się w dniu podpisania z wynikiem pozytywnym protokołu odbioru prac, będących przedmiotem zamówienia i trwa 12 miesięcy.
Każdy dostarczony produkt będący przedmiotem poszczególnych Zamówień, który nie spełnia wymagań Zamawiającego w zakresie zgodności ze stanem faktycznym zapisów w dokumentach i produktach
oraz poprawności formalno - prawnej zapisów lub wykonawstwa usługi zostanie niezwłocznie (w czasie ustalonym przez strony) zastąpiony przez Wykonawcy właściwą pozycją wolną od wad na koszt Wykonawcy.

III. PODWYKONASTWO, KONSORCJUM.
Zamawiający dopuszcza udział Podwykonawców w realizacji zamówienia.
Przez Podwykonawcę należy rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a posiadającą zdolność prawną, która zawarła z Oferentem, zaakceptowaną
przez Zamawiającego w formie pisemnej pod rygorem nieważności, Umowę o podwykonawstwo na wykonanie części prac objętych Przedmiotem Umowy.
Powierzenie przez Oferenta części zakresu przedmiotu zamówienia podwykonawcy wymagać będzie akceptacji Zamawiającego. W tym celu Oferent, przed powierzeniem prac podwykonawcy przestawi Zamawiającemu
do akceptacji wzór umowy z Podwykonawcą. Ponadto Oferent określi jaki zakres prac zostanie zlecony
do realizacji przez Podwykonawców w zakresie każdego Zamówienia.
Oferent jest zobowiązany do wskazania w swojej ofercie Podwykonawców poprzez wypełnienie Załącznika nr 8 (Lista Podwykonawców), wraz z dokumentami uprawniającymi Podwykonawcę do realizacji danego zakresu prac, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
Oferent odpowiada za działania lub zaniechania Podwykonawców, ich przedstawicieli lub pracowników jak
za własne działania lub zaniechania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo w wyjątkowych sytuacjach zlecić część robót bezpośrednio Podwykonawcy.
Oferent nie może zlecić Podwykonawcom realizacji całości zakresu zamówienia.
Konsorcjum. Udział w postępowaniu Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.
Zamawiający dopuszcza wspólne ubieganie się o udzielenie zamówienia.
Dopuszcza się wspólne ubieganie się Oferentów o udzielenie zamówienia w formie konsorcjum z zastrzeżeniem podania szczegółów realizacji poszczególnych zakresów prac przez każdego z Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie Zamówienia.

W przypadku konsorcjum należy do oferty dołączyć Umowę zawierającą, co najmniej:
1. oznaczenie stron,
2. oznaczenie celu gospodarczego, dla którego umowa została zawarta,
3. oznaczony czas trwania Umowy (co najmniej czas realizacji zamówienia, niedopuszczalne jest załączanie Umowy przedwstępnej ani zawartej pod warunkiem wygrania przetargu),
4. określenie zakresu działania poszczególnych stron Umowy,
5. potwierdzenie solidarnej odpowiedzialności członków konsorcjum wobec Zamawiającego,
6. sposób ustania konsorcjum.

Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia powinni łącznie spełniać warunki niniejszej specyfikacji.

IV. CENA OFERTY.

W ofercie należy podać cenę wykonania całości przedmiotu zamówienia. Oferowane ceny netto należy określić w polskich złotych.
Do wyżej wymienionej ceny netto zostanie doliczony podatek od towarów i usług, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Cena powinna być podana w złotych polskich (PLN) netto i brutto, cyfrowo i słownie.
Przedstawiona w ofercie cena łączna usługi netto będzie ceną licytowaną podczas etapu negocjacji, w formie aukcji elektronicznej na Platformie Zakupowej, do której zostaną zaproszeni Oferenci spełniający kryteria formalne.
Zamawiający wymaga, aby wartość obniżonej ceny po licytacji została proporcjonalnie rozdzielona na wszystkie 32 -pozycji konsultant i programista Formularza Cenowego. Oznacza to że każda z 32 stawek za jeden osobo dzień pracy (8h) konsultanta i programisty netto zostanie obniżona proporcjonalnie względem obniżonej wartości całkowitej netto przedmiotu zamówienia.
W ofercie należy podać cenę jednego osobodnia pracy (8 h) dla każdego poziomu kompetencyjnego i każdego modułu wskazanego w Tabeli nr 1. Konsultanci przedstawieni do oferty muszą spełniać (obligatoryjnie – udokumentowane przez Oferenta) wymagania opisane w Tabeli nr 2 – warunek konieczny, dopuszczający Oferenta w wzięcia udziału w przetargu (Spełnienie wymagań opisanych w Tabeli nr 2 gwarantuje Zamawiającemu właściwie merytoryczny poziom doświadczenia zespołu konsultantów).
Zamawiający na potrzeby oceny oferty zsumuje wszystkie stawki dla poziomu kompetencyjnego „Konsultant” oraz dla poziomu „Programista” i ta wartość będzie stanowić podstawę oceny oferty – oznacza to, że wyliczenie ceny całkowitej oferty przedstawia się w następujący sposób:
Suma wartości stawek za osobodzień pracy konsultanta w każdej z 16 pozycji Tabeli nr 1 + suma wartości stawek za osobodzień pracy programisty w każdej z 16 pozycji Tabeli nr 1 (pozycje od 1 do 16).
Jednocześnie Zamawiający stawia wymaganie, że wartości wynagrodzeń wg odpowiednich poziomów kompetencyjnych dla pozostałych aplikacji biznesowych wyspecyfikowanych w Tabeli nr 1 pod pozycją nr 17, musi stanowić maksimum 100% stawki poziomu konsultanta liczonej jako średnia z 10 pierwszych pozycji i zawartych tam stawek konsultanta (pozycje od 1 do 10 w Tabeli nr 1).
Do oferty należy dołączyć podpisany Formularz Ofertowy – Załącznik nr 1 do SIWZ oraz Formularz Cenowy – Załącznik nr 2 do SIWZ a na Platformie Zakupowej umieścić podpisaną elektronicznie ważnym podpisem kwalifikowanym ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami

Warunki udziału w postępowaniu zgodnie z SIWZ 61/P/2023