Przesyłamy zaproszenie do złożenia oferty na wykonanie usługi serwisowania, konserwacji i przeglądy okresowe klimatyzatorów krytycznych.

I. Zamawiający:

Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. Aleja Tysiąclecia Państwa Polskiego 13, 24-110 Puławy, BDO 000007701

Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t. j. Dz.U. z 2021 r. poz. 424 ze zm.).

II. Zakres rzeczowy

1. Przegląd i konserwacja urządzeń wskazanych w załączniku nr 1
z częstotliwością tam określoną w okresie od 01.11.2024 do 31.10.2025 r.

2. Obsługa serwisowa- usuwanie awarii klimatyzatorów wskazanych w załączniku nr 1 w okresie od 01.11.2024 do 31.10.2025 r.

3. Wykaz czynności wymaganych do wykonania podczas przeglądu i konserwacji urządzeń stanowi załącznik nr 2 do zaproszenia.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do uzupełnienia wykazu o nowe urządzenia niewymienione w załączniku nr 1 lub wyłączenie z wykazu urządzeń w formie jednostronnego pisemnego powiadomienia o zmianie wykazu. W takim przypadku wynagrodzenie zostanie powiększone/pomniejszone koszt serwisu takiego typu urządzenia, który dla nowych klimatyzatorów będzie analogiczny jak dla innych urządzeń tego samego typu . Wycena nowych urządzeń o parametrach innych niż zawarte w Załączniku nr 1 odbywać się będzie na podstawie indywidualnej wyceny uprzednio zaakceptowanej przez Zamawiającego.

III. Dokumentacja techniczna nr: nie dotyczy

IV. Termin realizacji Projektu:

1. Rozpoczęcie– 01-11-2024

2. Zakończenie– 31-10-2025

V. Nadzór inspektorski i koordynację wykonawstwa robót zapewnia Zamawiający.

Zamawiający umożliwia Oferentowi przeprowadzenie wizji lokalnej po wcześniejszym uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. Należy się w tej sprawie kontaktować z Panem Karolem Aftyką pod nr tel. 81 565 37 97.

VI. Dane kontaktowe forma przekazu informacji:

Osobą upoważnioną do kontaktów z uczestnikami postępowania w sprawach formalnych i technicznych jest Pani Weronika Capała

Tel: 81/565-37-99

e-mail:weronika.capala@grupaazoty.com

w godz. 07:00 – 14:00.

Uwaga:

Wszelkie pytania dotyczące prowadzonego postępowania tak formalne jak i techniczne prosimy kierować w formie pisemnej(w tym na podany adres e-mail) najpóźniej na (3) dni przed terminem składania ofert. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień. Treść wyjaśnień zostanie przekazana wszystkim Oferentom, którym doręczono zaproszenie do złożenia ofert, bez ujawnienia źródła zapytania lub zostanie opublikowana na stronie internetowej.

Zastrzeżenia do przedstawionego wzoru umowy należy zgłaszać na załączonym formularzu najpóźniej(5) dni przed terminem składania ofert. Zamawiający odniesie się do uwag przed terminem składania ofert.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie udzielenia odpowiedzi na pytania przekazane po wyżej wskazanym terminie. Zamawiający nie odpowiada za wyjaśnienia dotyczące ofert prowadzonego postępowania, udzielane Oferentom przez inne osoby i podmioty nieuprawnione do kontaktowania się z Oferentami.

VII. Zakres dostaw:

1. Wykonawca:

1.1. Materiały i urządzenia : niezbędne do realizacji projektu zgodnie z Zakresem rzeczowym (pkt II Zapytania).

1.2. Sprzęt: inny niż w pkt 2.2 niezbędny do realizacji projektu.

2. Zamawiający:

2.1. Materiały: nie dotyczy.

2.2. Sprzęt: rusztowania lub podnośniki (jeśli wymagane).

UWAGA: W gestii Wykonawcy jest zgłoszenie potrzeby dostarczenia tego typu sprzętu
w terminie umożliwiającym zapewnienie potrzebnego sprzętu.

VIII.Wymagania stawiane Wykonawcy:

1. Do udziału w postępowaniu dopuszcza się dostawców którzy nie podlegają wyłączeniu
z tytułu:

1/ jest osobą fizyczną, jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej lub osobą prawną, którą lub odpowiednio której urzędujących członków władz zarządzających prawomocnie skazano za przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, co zostało stwierdzone wyrokiem sądowym lub innym orzeczeniem organu lub ubezpieczyciela.* (*pozostawić, jeśli wymóg taki wynika
z obowiązujących przepisów prawa)

2/ w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania dopuścił się czynu nieuczciwej konkurencji zdefiniowanego w art. 10, 11, 12, 13, 15a ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wobec Spółki lub innej spółki z Grupy Kapitałowej,

3/ który działaniem umyślnym, zaniechaniem lub rażącym niedbalstwem wyrządził Spółce szkodę.

4/ Nie przedstawienia Oświadczenia dotyczącego sankcji, zgodnie ze wzorem załączonym do zaproszenia

2. Możliwa jest odrzucenie Oferty Dostawcy, w przypadku gdy:

1/ w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem Postępowania Dostawca wyrządził szkodę Spółce, nie wykonując Zamówienia lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które Dostawca nie ponosi odpowiedzialności,

2/ wobec Dostawcy: (i) otwarto postępowanie likwidacyjne, upadłościowe lub restrukturyzacyjne, (ii) ogłoszono upadłość oraz (iii), który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ przewiduje zaspokojenie wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego. Powyższe ograniczenie nie dotyczy spółek Grupy Azoty,

3/ w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania Dostawca dopuścił się czynu nieuczciwej konkurencji innego niż wskazany w ust 1 pkt.2/ powyżej,

4/ Dostawca zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskali oni przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności,

5/ Dostawca w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania został ukarany grzywną za naruszanie praw pracowniczych lub stosował wobec zatrudnionych osób praktyki naruszające zasady nie dyskryminacji w zatrudnieniu co zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem,

6/ Dostawca odmówił zawarcia umowy lub wniesienia zabezpieczenia należytego jej wykonania.

7/ Dostawca lub jego przedstawiciele wykonywali czynności związane
z przygotowaniem prowadzonego postępowania, lub korzystali, w celu sporządzenia Oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności, z wyjątkiem spółek Grupy Azoty i autorów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, jeżeli przedmiotem Postępowania o udzielenie Zamówienia są prace projektowe wynikające
z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, sporządzonych przez tych autorów,

3. W czasie realizacji prac przestrzegać obowiązujące przepisy i normy w tym przepisy zawarte w Informatorze Bezpiecznej Pracy w Grupie Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. dla firm obcych.

4. Terminowe wykonanie prac.

IX. Wymagania techniczne wykonania i odbioru:

1. Prace należy prowadzić zgodnie z Zakresem rzeczowym oraz ustaleniami
z Głównymi Użytkownikami Obiektów, w których są zainstalowane wskazane klimatyzatory.

2. Czas reakcji tj. przybycie pracownika Wykonawcy do klimatyzatora, który uległ awarii, nastąpi:

2.1. dla pozycji wykazu, dla których zdefiniowano 12h czas reakcji: do 12 godzin od chwili zgłoszenia awarii (zgłoszenie w formie telefonicznej potwierdzonej mailowo), a czas usunięcia awarii do 12 godzin liczony od chwili przybycia do awarii (w przypadku posiadania wszystkich niezbędnych części) –

2.2. dla pozycji wykazu, dla których zdefiniowano 6h czas reakcji: do sześciu 6 godzin, a czas usunięcia awarii wynosi do dwunastu 12 godzin liczony od chwili przybycia do awarii (w przypadku posiadania wszystkich niezbędnych części),

4. Dokonywania stosownych adnotacji o emisji substancji i o przeprowadzonych działaniach serwisowych w karcie urządzenia, która jest obowiązkowa dla urządzeń/instalacji zawierających:

· przynajmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ F-gazu wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/573 (dla urządzeń niehermetycznie zamkniętych);

· przynajmniej 10 ton ekwiwalentu CO₂ F-gazu wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/573 (dla urządzeń hermetycznie zamkniętych);

· przynajmniej 1kg F-gazu wymienionego w sekcji 1 załącznika II rozporządzenia (UE) nr 2024/573 (dla urządzeń niehermetycznie zamkniętych);

· przynajmniej 2 kg F-gazu wymienionego w sekcji 1 załącznika II rozporządzenia (UE) nr 2024/573 (dla urządzeń hermetycznie zamkniętych);

· przynajmniej 3kg SZWO wymienionego w załączniku I rozporządzenia (UE) nr 2024/590.

5. Sporządzania i przesłania do 10 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy zbiorczego zestawienia o dokonywanych uzupełnieniach czynnika chłodzącego, wraz z dołączonymi protokołami świadczącymi o przedmiotowym uzupełnieniu, w serwisowanych urządzeniach wskazanych w załączniku nr 1 do umowy, z uwzględnieniem ilości
i rodzaju uzupełnianej substancji. W przypadku braku dokonywania uzupełnień czynników w serwisowanych urządzeniach przesłania oświadczenia w tej sprawie.

6. Sporządzania każdorazowo pisemnych oświadczeń o ilości odzyskanego czynnika chłodniczego i sposobie jego dalszego unieszkodliwiania w przypadku:

a. wymiany w urządzeniu czynnika chłodniczego,

b. likwidacji urządzenia zawierającego czynnik chłodniczy,

z zaznaczeniem: rodzaju i masy wytworzonego odpadu, kod odpadu (zgodnie z katalogiem odpadów), sposobu gospodarowania odpadem (podanie procesu odzysku (R) lub unieszkodliwiania (D) oraz miejsce gospodarowania (Polska lub inny kraj),

7. Przesyłania informacji, o których mowa w punkcie 5 i 6 do Działu Ochrony Środowiska Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A. w okresach wskazanych w tych punktach.

8. Segregowania i selektywnego gromadzenia we własnych, oznakowanych pojemnikach, oznakowania miejsc wskazanych przez Zamawiającego do gromadzenia generowanych w trakcie trwania usługi odpadów, zabezpieczenia odpadów przed negatywnym oddziaływaniem na środowisko oraz zagospodarowania ich we własnym zakresie,

9. Spełnienia wymogów wynikających z ustawy z dnia 15 maja 2015 r. „o substancjach zubażających warstwę ozonową oraz niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych” jak również z przepisów wykonawczych do niniejszej ustawy, tj. m.in. do posiadania wymaganych prawem właściwych certyfikatów personalnych i firmowych do wykonywania wszelkich prac na urządzeniach chłodniczych, klimatyzacyjnych i pompach ciepła oraz systemach ochrony przeciwpożarowej, jak również urządzeniach będących rozdzielnicami wysokiego napięcia zawierającymi fluorowane gazy cieplarniane.

10.Przekazywanie na bieżąco informacji o posiadanych certyfikatach personalnych i firmowych.

11.Dokonywania ponownej kontroli szczelności urządzenia, w którym wykryto nieszczelność w przeciągu 1 miesiąca od jej naprawienia.

12.Wprowadzenia etykiet dla urządzeń zawierających fluorowane gazy cieplarniane zgodnie z wymogami określonymi w Rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) 2015/2068 z dnia 17 listopada 2015 r. uzupełnione dodatkowo o informacje o wskaźniku ekologicznym czynnika GWP (współczynnik globalnego ocieplenia) oraz ilości czynnika wyrażoną w EqCO2 (ekwiwalent CO2). Wartość GWP dla poszczególnych substancji zawierają załączniki do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/573 w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych, zmieniającego dyrektywę (UE) 2019/1937 i uchylającego rozporządzenie (UE) nr 517/2014.

13.Spełnienie wymagań określonych we wzorze Umowy.

14.Jeśli czas usunięcia awarii wydłuży się z powodu nieposiadania przez Wykonawcę niezbędnych części, Wykonawca jest zobowiązany:

- dla centrali wentylacyjnej C13322/11 i agregatu wody lodowej 11-110915 na Wydziale Maszynowni w Centralnej sterowni Elektrociepłowni wskazanych w Załączniku nr 1 - na żądanie Zamawiającego – zapewnić urządzenie zastępcze do czasu pozyskania niezbędnych części.

X. Miejsce wykonania robót:

Grupa Azoty Zakłady Azotowe „Puławy” S.A./ Obiekty Zamawiającego zgodnie
z Załącznikiem nr 1.

XI. Przedkładana oferta powinna zawierać:

1. Ceny jednostkowe dla każdego klimatyzatora za przegląd zgodnie z załączonym wykazem (wypełnienie załączonej tabeli) oraz ogólną cenę ofertową za wykonanie pełnego zakresu prac dla urządzeń objętych daną tabelą w ciągu roku.

2. Ponadto oferta powinna zawierać proponowaną stawkę za:

a) 1 roboczogodzinę pracy pracownika przy usuwaniu awarii (liczonej od momentu wejścia na Obiekt) oraz proponowany koszt za dojazd do Obiektu;

b) Stawka za najem 1 urządzenia zastępczego ( zł netto/dobę).

3. Koszty materiałów niezbędnych do wykonania okresowych przeglądów i konserwacji oraz serwisowania powinny być zawarte w cenie za wyjątkiem materiałów użytych do ewentualnych napraw, które będą rozliczane powykonawczo, na podstawie rzeczywiście poniesionych, udokumentowanych kosztów przez Wykonawcę.

4. Prosimy również o podanie ceny jednostkowej dla pozycji „13.Kalibracja detektorów amoniaku (ewentualna wymiana) na żądanie Zleceniodawcy” (pkt. 13 Centrala wentylacyjna nawiewna w załączniku nr 2 „Wykaz czynności wykonywanych podczas przeglądu i konserwacji urządzeń”).

5. okres gwarancji nie krótszy niż 12 miesięcy na:

- roboty,

- materiały,

- urządzenia,

objęte niniejszym zaproszeniem do złożenia oferty,

6. proponowaną formę płatności (preferowana płatność jednorazowa po zakończeniu robót z terminem płatności do 60 dni od dnia otrzymania faktury).

7. termin związania ofertą,

8. oświadczenie oferenta, zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 4 do zaproszenia,

9. nazwę banku i numer rachunku bankowego Oferenta, na który dokonywane będą płatności,

10.ilość osób uprawnionych do świadczenia usługi serwisowania, konserwacji i przeglądów klimatyzatorów ,

11.Zamawiający nie wyraża zgody na zatrudnianie w ramach umowy podwykonawców (za wyjątkiem prac wykonywanych dla agregatu chillerowego),

UWAGA: Brak możliwości korzystania z usług podwykonawców należy rozumieć jako brak możliwości „przekazania” do realizacji innemu wykonawcy podstawowego zakresu prac (tzn. wykonania przeglądów). Zamawiający dopuszcza jednak w wyjątkowych sytuacjach np. „wykorzystanie” serwisu producenta w sytuacjach, gdzie jest to wymagane. Każdorazowo wymaga to zgody Zamawiającego.

12.Przyszły Wykonawca załączy do Oferty:

• aktualny odpis postanowienia o wpisie do Rejestru Przedsiębiorców, zawierający datę oraz podpis osoby bądź osób upoważnionych do zatwierdzenia klauzuli „za zgodność z oryginałem” lub aktualne zaświadczenie (oraz zaświadczenia

w przypadku wspólników Spółki) o wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji

o Działalności Gospodarczej Rzeczpospolitej Polskiej”,

Dostawcy spoza listy kwalifikowanych dostawców są dodatkowo zobowiązani do przedstawienia:

• referencje (dotyczy firm spoza listy kwalifikowanych dostawców), min. 5 z ostatnich 3 lat na świadczenie analogicznych usług z podaniem informacji o ilości urządzeń objętych serwisem.

XII. Ochrona danych osobowych w ramach RODO:

Każda ze Stron będzie przetwarzać przekazane jej w wyniku prowadzonego postępowania dane osobowe dotyczące wspólników, współpracowników, pracowników, przedstawicieli ustawowych, reprezentantów i pełnomocników drugiej Strony
w związku z prowadzonym postępowaniem.

Obie Strony zobowiązują się przetwarzać dane osobowe udostępnione przez drugą Stronę w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych,
w szczególności z przepisami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Szczegółowe informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych wymagane na mocy art. 13 oraz 14 RODO w tym w szczególności cel, zakres, okres przechowywania oraz sposób korzystania z uprawnień związanych z ochroną danych osobowych wskazany jest w klauzuli informacyjnej, którą Zamawiający udostępnia Oferentom („Klauzula”) na stronie internetowej pod linkiem

https://pulawy.grupaazoty.com/ochrona-danych-osobowych

Oferent zobowiązuje się do realizacji obowiązku informacyjnego w terminach wskazanych w przepisach RODO wobec wszystkich osób, o których mowa powyżej,
w imieniu Zamawiającego występującego jako administrator danych osobowych. Realizacja tego obowiązku może nastąpić w szczególności poprzez przekazanie pełnej treści Klauzuli osobom, o których mowa powyżej, przez Oferenta.

Uwaga: Prosimy o zapoznanie się z treścią klauzuli informacyjnej i potwierdzenie tego faktu w oświadczeniu zawartym w treści składanej oferty.

XIII. Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade

XIV. Termin składania oferty upływa z dniem: 27.09.2024 do godz. 10.00

Uwaga: Podstawą wyboru najkorzystniejszej oferty będzie suma wszystkich cen jednostkowych.

W przypadku rezygnacji ze złożenia oferty prosimy o podanie przyczyny niezłożenia oferty.

Uwaga:Po przeprowadzeniu analizy formalnej i merytorycznej ofert, Komisja może się zwrócić do Oferentów o przedstawienie w wyznaczonym terminie ofert ostatecznych, w ramach, których oferty (ewentualnie zawierające wyjaśnienia
i uzupełnienia składane na etapie ich weryfikacji) zostaną zmodyfikowane w zakresie warunków handlowych. Przedstawione oferty ostateczne pod rygorem odrzucenia nie mogą zawierać zmian niekorzystnych dla Zamawiającego.

*Informujemy, iż nasza Spółka korzysta z narzędzia informatycznego wspierającego procesy zakupowe - Platforma Zakupowa Grupy Azoty. Wskazane narzędzie pozwala na prowadzenie postępowań dotyczących wyboru wykonawców i negocjacji cenowych, w tym aukcji elektronicznych online za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem: https://platformazakupowa.grupaazoty.com jak również stanowi bazę wiedzy o prowadzonych w naszej Spółce oraz w grupie kapitałowej Grupa Azoty postępowaniach.

Z tego powodu uprzejmie zapraszam do zarejestrowania się na naszej platformie https://platformazakupowa.grupaazoty.com/rejestracja/rejestracja.html

Rejestracja możliwa jest bez zaproszenia do uczestnictwa w konkretnym postępowaniu.

*W razie jakichkolwiek problemów związanych z rejestracją lub obsługą Platformy Zakupowej zapraszamy do kontaktu z infolinią Logintrade:

nr tel. +48 71 787 35 34; +48 71 787-37-27; +48 71 787 37 57; lub e-mail: helpdesk@logintrade.net

*Niezależnie od rejestracji na Platformie Zakupowej w każdym postępowaniu Oferenci spełniający wymogi formalne i merytoryczne otrzymają dedykowane zaproszenie do udziału w aukcji elektronicznej wraz z instrukcją postępowania oraz szczegółowymi warunkami aukcji.

*Aukcje elektroniczne prowadzone na Platformie zakupowej nie są aukcjami
w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Wszelkie koszty i wydatki związane z ofertą ponosi Oferent.

XV. Zastrzeżenia

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

1.1prowadzenia dodatkowych negocjacji, w tym z uwzględnieniem jako opcji prowadzenia aukcji na Platformie Zakupowej LOGINTRADE w celu wyłonienia Wykonawcy,

1.2prowadzenia negocjacji bezpośrednich z wybranymi Oferentami,

1.3swobodnego wyboru oferty jak również unieważnienia akcji ofertowej bez podania przyczyn,

1.4zwiększenia lub zmniejszenia zakresu rzeczowego z jednoczesnym zwiększeniem lub zmniejszeniem wartości robót zgodnie z pkt. II Zakres rzeczowy niniejszego Zaproszenia oraz treścią załączonego wzoru umowy,

1.5odrzucenia oferty bez dalszego rozpatrywania (negocjacji) w przypadku:

1) braku jej kompletności (w szczególności braku kosztorysu ofertowego, specyfikacji materiałowej, przedmiaru robót),

2) braku spełnienia wymagań technicznych,

3) braku wymaganych referencji,

4) braku przedstawienia wszystkich wymaganych oświadczeń,

5) braku akceptacji wzoru umowy z ewentualnymi modyfikacjami wprowadzonymi po weryfikacji uwag zgłoszonych zgodnie z pkt VI.

2. Przyjęcie złożonej oferty wymaga naszego wyraźnego oświadczenia o wyborze oferty jako oferty najkorzystniejszej oraz dodatkowo podpisania zamówienia lub umowy przez osoby uprawnione, chyba że w oświadczeniu o wyborze oferty wyraźnie zaznaczymy inaczej. W przeciwnym razie ofertę uważa się za nie przyjętą. Z chwilą przekazania podpisanego Zamówienia wybrany oferent zobowiązany jest przystąpić do realizacji prac chyba, że w treści Zamówienia zastrzeżono inaczej.

Uwaga: Procedura udzielania zamówienia na realizację ww. Projektu nie podlega przepisom ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019) oraz protestom i odwołaniom. Z tytułu nie przyjęcia oferty do realizacji Oferentom nie przysługują żadne roszczenia przeciwko Zamawiającemu.

Załączniki:

- Wzór umowy.

- Załącznik nr 1 – Wykaz klimatyzatorów.

- Załącznik nr 2 - Wykaz czynności wykonywanych podczas przeglądu i konserwacji urządzeń.

- Załącznik nr 3 – Formularz Oświadczenie Oferenta.

- Załącznik nr 4 – Karta uwag do wzoru Umowy.