1. Przedmiot zamówienia

   Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług związanych z:

   - utworzeniem i prowadzeniem elektronicznego rejestru akcjonariuszy spółki Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A., w tym: dokonywanie wpisów w rejestrze (m.in. dokonywanie zmian w związku ze zmianą własności akcji, w przypadku sprzedaży, dziedziczenia czy darowizny) zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie spółek handlowych; ustanawianie blokad, zastawów itp.; udostępnianie danych zawartych w rejestrze uprawnionym podmiotom; wydawanie świadectw rejestrowych; wykonywanie innych czynności wymaganych przepisami Kodeksu spółek handlowych lub innymi przepisami prawa od podmiotu prowadzącego rejestr;

   - prowadzeniem obsługi procesu wypłaty dywidendy dla akcjonariuszy, w tym: doradztwo organizacyjno-prawne na etapie przygotowania i realizacji procesu wypłaty dywidendy; weryfikacja uprawnień akcjonariuszy do otrzymania dywidendy; przesłanie akcjonariuszom informacji o realizacji procesu wypłaty dywidendy; przyjmowanie od akcjonariuszy dyspozycji wypłaty dywidendy; dokonanie wypłaty dywidendy poprzez przekazanie środków pieniężnych uprawnionym akcjonariuszom oraz wykonywanie pozostałych czynności wymaganych przepisami prawa.

   Obsługa akcjonariuszy będzie realizowana na terenie Kędzierzyna-Koźla w stałych lub tymczasowych punktach obsługi, w których akcjonariusze będą mogli złożyć zaświadczenia potwierdzające złożenie dokumentu akcji w depozycie po opublikowanych wezwaniach, a także dokonywać wpisów do rejestru i otrzymywać wszelkie dokumenty z tym związane zgodnie z wymaganiami prawnymi. Preferowane godziny obsługi Akcjonariuszy: 9:00 – 16:30, poza terenem Spółki.

   Podmiotom zainteresowanym zamówieniem zostanie udostępniona w formie elektronicznej przez Zamawiającego dokumentacja, na którą składają się:

   - Załącznik nr 1 do SIWZ - Informacja o liczbie akcjonariuszy spółki Grupa Azoty ZAK S.A.;

   - Załącznik nr 2 do SIWZ – Projekt umowy.

   Zasady uzyskania załączników nr 1 i 2 określa pkt IV SIWZ.

   Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych.

2. Termin realizacji

   Termin obowiązywania umowy: 3 lata z możliwością jej rozwiązania z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca i tylko z ważnych powodów.

3. Osoby do kontaktu

   Dodatkowych informacji w zakresie przedmiotu zamówienia udzielają w dni robocze w godz. 8:⁰⁰-15:⁰⁰

   - Irena Zagórska, kontakt: tel. 77 481 33 80, e-mail:irena.zagorska@grupaazoty.com (depozyt akcji);

   - Krystyna Kosydor, kontakt: tel. 77 481 34 13, e-mail:krystyna.kosydor@grupaazoty.com (wypłata dywidendy).

4. Zasady uzyskania załączników nr 1 i 2

1. Załączniki nr 1 i 2 do SIWZ będą przekazywane zainteresowanym podmiotom elektronicznie jako załącznik wiadomości e-mail w formacie PDF.

2. Warunkiem uzyskania wyżej wymienionych dokumentów jest przesłanie na adres:krystyna.kosydor@grupaazoty.comnajpóźniej do dnia26 marca 2020 r. zeskanowanego Zgłoszenia udziału w postępowaniu, stanowiącego załącznik nr 3 do SIWZ wraz z Oświadczeniem o poufności, stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ, podpisanym przez umocowane osoby.

   Do wymaganych dokumentów należy załączyć aktualny dokument rejestrowy (wydruk z KRS lub CEiDG).

1. Wykluczenie z postępowania

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się:

1. oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę Grupie Azoty, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie lub też brali udział w aukcji prowadzonej przez Grupę Azoty i nie potwierdzili ceny po jej wygraniu lub nie podpisali/ nie wykonali umowy;

2. oferentów, którzy na dzień składania oferty pozostają z Grupą Azoty ZAK S.A. w sporze dotyczącym roszczeń majątkowych (niezależnie od podstawy odpowiedzialności tych podmiotów);

3. oferentów, w stosunku do których otwarto likwidację lub wobec których ogłoszono upadłość oraz oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, o ile układ przewiduje zaspokojenie wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego. Powyższe ograniczenie nie dotyczy spółek Grupy Azoty;

4. oferentów będących osobami fizycznymi, osobami prawnymi, których urzędujących członków władz zarządzających prawomocnie skazano za przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, lub którzy wyrządzili Spółce szkodę, co zostało potwierdzone wyrokiem sądowym lub innym orzeczeniem organu lub ubezpieczyciela;

5. oferentów, którzy nie złożyli wymaganych oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych
   w SIWZ lub innym dokumencie, w którym zostały określone wymogi udziału oferentów w postępowaniu
   o udzielenie zamówienia w trybie konkursowym, pomimo uprzedniego wezwania Zamawiającego;

6. oferentów, którzy wykonywali czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania, lub korzystali, w celu sporządzenia oferty, z osób uczestniczących w dokonywaniu tych czynności;

7. oferentów, którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;

8. oferentów, którzy nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą.

1. Warunki uczestnictwa w postępowaniu

   W postępowaniu mogą wziąć udział podmioty, które spełnią następujące warunki:

1. nie podlegają wykluczeniu na podstawie pkt V SIWZ;

2. przedstawią Oświadczenie o liczbie obsługiwanych podmiotów (spółek akcyjnych) o akcjonariacie nie mniejszym niż 2 tysiące. Zamawiający zastrzega prawo do weryfikacji tych Oświadczeń, w szczególności do wystąpienia o przedstawienie przez zainteresowane podmioty referencji;

3. posiadają niezbędne uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień;

4. dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonywania zamówienia;

5. znajdują się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

6. nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/ restrukturyzacji lub, co do których nie ogłoszono upadłości/ restrukturyzacji;

7. złożyli oświadczenie, że są podmiotem uprawnionym do prowadzenia rejestru akcjonariuszy;

8. zapoznali się z klauzulą informacyjną uczestników postępowania pn.: „Klauzula informacyjna dla oferentów”, zgodnie z wymogami zapisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), dostępną na stronie Zamawiającego pod adresem:

   https://zak.grupaazoty.com/ochrona-danych-osobowych.

9. spełniają pozostałe warunki określone w SIWZ.

   Ocena spełnienia powyższych warunków uczestnictwa w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie załączonych przez oferenta dokumentów wskazanych w SIWZ.

1. Zawartość oferty

   Oferta spełniająca wymagania określone w SIWZ sporządzana jest według wzoru stanowiącego załącznik
   nr 6do SIWZ.

   Do oferty należy załączyć:

1. ogólną prezentację podmiotu;

2. wydruk komputerowy aktualnych informacji o podmiocie wpisanym do Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

3. pełnomocnictwo, w przypadku ustanowienia pełnomocnika - oryginał lub kopia potwierdzona przez radcę prawnego/ adwokata lub osobę uprawnioną do reprezentowania podmiotu. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać zakres umocowania;

4. oryginał Oświadczenia o poufnościwedługzałącznika nr 4 do SIWZ;

5. Oświadczenie Oferenta wedługzałącznika nr 5 do SIWZ;

   Wymagane jest, aby oferta i oświadczenia były podpisane przez osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania oferenta.

1. Składanie ofert

   Ofertę w języku polskim, spełniającą warunki określone w SIWZ, składa się w zaklejonej kopercie oznaczonej nazwą i adresem firmy składającej ofertę z dopiskiem: „Oferta – Świadczenie usług na rzecz spółki Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. związanych z utworzeniem i prowadzeniem rejestru akcjonariuszy oraz prowadzeniem obsługi procesu wypłaty dywidendy - NIE OTWIERAĆ”. Równocześnie z ofertą w formie pisemnej należy złożyć jej wersję wraz z załącznikami w formie zeskanowanej zapisanej na płytce CD.

   Oferta przesyłana jest na adres spółki Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. ze wskazaniem Kancelarii Głównej lub dostarczona osobiście do Kancelarii Głównej bud. 110, pokój nr 4 (budynek Dyrekcji Generalnej Grupy Azoty ZAK S.A.) do dnia 30 marca 2020 r., do godz. 14:30.

   Oferty otrzymane po podanym terminie zostaną odesłane oferentom nieotwarte.

   Pełne ryzyko niedoręczenia oferty w terminie spoczywa na oferencie.

2. Otwarcie ofert

   Otwarcie ofert, bez udziału oferentów, nastąpi po upływie terminu do składania ofert.

3. Wybór ofert

   Oferty zostaną wybrane w następującej procedurze:

1. Zamawiający zweryfikuje oferty pod kątem spełnienia wymogów określonych w SIWZ. W przypadku stwierdzenia w ofercie braków lub nieścisłości oraz niedostarczenia wszystkich wymaganych dokumentów oferent zostanie powiadomiony o możliwości uzupełnienia oferty w wyznaczonym
   terminie. Oferenci mogą być również poproszeni o złożenie wyjaśnień dotyczących treści oferty. Oferty
   niespełniające wymogów (niedające się uzupełnić lub nieuzupełnione) zostaną odrzucone.

2. Oferty niepodlegające odrzuceniu zostaną ocenione w oparciu o kryterium: cena– 100 %.

3. Zamawiający zakwalifikuje do etapu negocjacji dziesięciu oferentów, a w przypadku mniejszej liczby ofert Zamawiający zakwalifikuje wszystkich oferentów, których oferty spełniają wymagania zawarte
   w SIWZ i w oparciu o kryterium wyboru uzyskały najwyższą ilość punktów.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość przeprowadzenia z oferentami dalszych negocjacji cenowych bezpośrednich lub pisemnych.

5. Oferta, która po negocjacjach otrzyma największą liczbę punktów w oparciu o ustalone kryterium wyboru, zostanie uznana za najkorzystniejszą.

6. Na podstawie wyników negocjacji Zamawiający wybierze oferenta, z którym zawrze umowę na wykonanie przedmiotu zamówienia.

1. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z oferentami oraz przekazywania oświadczeń
   i dokumentów po otwarciu ofert

1. Wszelkiego rodzaju zawiadomienia, informacje itp., zwane dalej korespondencją, Zamawiający
   i oferenci przekazują elektronicznie w formie zeskanowanej. Oferenci składają korespondencję
   na adres e-mail: krystyna.kosydor@grupaazoty.com.Ze strony oferenta korespondencję podpisują osoby uprawnione do jego reprezentacji.

2. Uzupełnienie/korekta oferty sporządzone/a na wezwanie Zamawiającego dostarczana jest
   w wyznaczonym terminie elektronicznie w formie zeskanowanej, a oryginał przesyłany jest pocztą na adres spółki Grupa Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. ze wskazaniem Biura Zarządu.

1. Związanie ofertą

   Termin związania ofertą wynosi 90 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

   Powiadomienie o wyniku postępowania oraz zawarcie umowy na realizację usług z wybranym oferentem nastąpi po podjęciu przez walne zgromadzenie uchwały w sprawie wyboru podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy.

2. Zastrzeżenia

   Zamawiający zastrzega sobie prawo do swobodnego wyboru oferty w oparciu o warunki i kryterium zawarte
   w SIWZ, niedokonania wyboru żadnej oferty i zamknięcia postępowania bez podania przyczyny, odwołania postępowania przed upływem terminu do składania ofert albo przed otwarciem ofert bez podania przyczyny, zmiany warunków postępowania określonych w SIWZ, prowadzenia dodatkowych negocjacji
   z wybranymi oferentami oraz unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

3. Mechanizm podzielonej płatności

   W związku ze zmianami przepisów w zakresie podatku VAT i podatku dochodowego wprowadzonymi:

   - ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1018) – dot. tzw. „biała lista podatników”,

   - ustawą z dnia 9 sierpnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1751) – dot. m.in. obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności w odniesieniu do określonej grupy towarów i usług,

   informujemy o wprowadzeniu z dniem 01.11.2019 r. w Grupie Azoty Zakłady Azotowe Kędzierzyn S.A. płatności za dostarczane na rzecz naszej Spółki towary/ świadczone usługi w formie tzw. mechanizmu podzielonej płatności.